Anleitung zum Rechnungsteil von CLK-Petuschki

Was es ist

Mit dem Rechnungsteil können Sie Leistungen erfassen, Rechnungen daraus machen, diese drucken, überwachen, Zahlungen dazu erfassen und aus der ganzen Geschichte noch Buchungen herstellen. Das Drucken von Einzahlungsscheinen mit Referenznummern (ESR) und das Verarbeiten der entsprechenden Zahlungsdateien der Postfinance ist ab Juli 2010 in der Betaversion enthalten und noch nicht ausgetestet. Es läuft ab Filemaker Pro 10, liesse sich aber auf Kompatibilität mit Version 8 trimmen. Wer damit arbeiten will, melde sich bitte bei mir.

Welche Tabellen CLK-Petuschki hat und wozu die das sind, steht im Layout Dateien in der Datei Verwaltung.fp7.

Das Wichtigste vorweg

Schliessen Sie die Datei und folgen Sie der Anleitung zur Erstellung von Benutzern. Danach öffnen Sie die Datei Rechnungen.fp7 als Leitbediener oder Normalbenutzer (wenn Sie noch keine Benutzer definiert haben, nehmen Sie den Benutzernamen Faulpelz ohne Passwort. Versuchen Sie es noch einmal mit Datei/Definieren/Datenbank, es darf jetzt nicht mehr gehen. Wenn doch, was sie vorher nicht geschlossen. Beenden Sie den ganzen Filemaker und öffnen Sie die Datei dann nochmal.

Themenverzeichnis

• Der Ablauf in Kürze
• Die MWSt einrichten
• Den Leistungsstamm einrichten
• Der Auftrag
• Das Auftragslayout
• Erfassung von Posten im Auftrag
• Posten verrechnen
• Das Layout Rechnungen
• Zahlungseingänge erfassen
• Uebewachen und Mahnen
• Buchungen für die Fibu erstellen

Der Arbeitablauf für Kürze

• Sie gehen in der Datei Verwaltung.fp7 ins Layout Global und füllen auf der linken Seite die Felder von der MWST-Nummer an abwärts aus, soweit angebracht.
• Sie gehen ins Layout MWSt und ändern wenn nötig die Steuersätze.
• Dann gehen Sie ins Layout Leistungsstamm und erstellen Vorlagen für Ihre häufigsten oder liebsten Leistungen. Das ist zwar nicht nötig, aber empfehlenswert, besonders für den Fall, dass Sie viele Leistungen verrechnen.
• Im Layout Auftrag suchen sie einen vorhandenen Auftrag, oder Sie suchen erst in der Datei Adressen.fp7 den Kunden und starten dort mit dem Knopf rechts unten einen neuen Auftrag.
• Sie geben dem Auftrag einen Titel und erfassen dann im Portal unten die Posten zu diesem Auftrag. Lernen Sie dabei das Loslassen der Maus, mit Tastatur und Tabulatorsprüngen geht es am schnellsten.
• Erstellen Sie beliebig viele Aufträge und hängen Sie denen beliebig viele Posten an. Das können Sie jahrelang tun, ohne tatsächlich Rechnungen zu scheiben (aber machen Sie das dann bloss, bevor die MWSt steigt!).
• Rechnungen erstellen: Gehen Sie entweder ins Layout Verrechnung oder Klicken Sie im Auftragslayout auf Verrechnen, das bringt Sie auch dorthin. In den Globalfeldern auf diesem Layout können Sie die zu verrechnenden Posten einschränken: nur die eines Auftrags, nur die von einer bestimmten Person oder nur die mit einem Datum bis zu einem bestimmten Tag. Dann legen Sie fest, welches Valutadatum die Rechnung haben soll (das gibt dann das Buchungsdatum für Ihre Fibu) und klicken auf den Knopf "Los!"
• Falls es etwas zu verrechnen gab, stehen Sie jetzt im Listenlayout Rechnungen. Die neu erstellten Rechnungen sind in der Ergebnismenge. Sie können die jetzt alle Drucken. Damit dabei etwas sinnvolles herauskommt, müssen Sie
  • Im Layout Global der Datei Verwaltung.fp7 im Feld "Zahlungsverbindung" etwas sinnvolles hingeschrieben haben, das dann auf das Rechnungsformular ohne Einzahlungsschein geschrieben wird, und/oder
  • das Layout RgDruckESPapier bearbeiten, bis der Einzahlungsschein richtig bedruckt wird.
• Nun können Sie die Rechnungen drucken und verschicken. Der Druck auf ES-Papier ist dann möglich und sinnvoll, wenn die Text der Posten nicht zu lang, höchstens 8 Posten pro Rechnung vorkommen und wenn alle Posten eines Kunden zum gleichen Auftrag gehören. Das Layout RgDruckOhneES erlaubt den Druck auf normales Papier, wobei die Texte auch länger sein dürfen, beliebig viele Posten auf einer Rechnung stehen und einem Kunden auch mehrere Aufträge auf einer Rechnung präsentiert werden können.
• Vom Layout Rechnungen aus können Sie mit einem Klick auf den Knopf Zahlungseingang eine Zahlung für diese Rechnung erfassen. Es spielt dabei keine Rolle, ob die Rechnung ganz oder nur teilweise bezahlt wurde.
• So lange zu einer Rechnung noch keine Zahlung erfasst wurde, können Sie die Rechnung auch wieder löschen. Die Posten bleiben erhalten, gelten aber wieder als unverrechnet und können nun wieder geändert oder ihrerseits gelöscht werden.
• Wenn Ihnen das Warten auf das Geld zu dumm wird, können Sie sich im Layout Rechnungen mit dem Knopf überfällige suchen eine schöne Sammlung zusammensuchen lassen, die selber noch verändern und dann mit Knopf Auswahl mahnen für jede eine Mahnung erstellen. Dann können Sie die Rechnungen neu drucken, sie heissen nun Mahnungen.
• Wenn immer Ihnen danach ist, und sinnvollerweise dann, wenn Sie Zahlungen erhalten haben, können Sie mit den Skripts BuchungenAusPosten sowie BuchungenAusZahlungen Buchungen für Ihre Fibu erstellen lassen. Das vom Petuschki verwaltete Debitorenkonto sollte zu diesem Zweck im Layout Global der Datei Verwaltung.fp7 festgehalten und in der Fibu vorhanden sein.
• Wenn Ihre Buchhaltung CLK-FIBU heisst und mit diesem Petuschki geliefert wurde, können Sie diese Buchungen mit dem Skript BuchungenUebertragenInFibu dort einlesen. Wenn das nicht so ist, müssen Sie die Buchungen in ein geeignetes Format exportieren und dann mit Ihrer Fibu importieren.

Beschreibung der Layouts und Felder

Vorarbeit I: Globale Einstellungen

Vorarbeit II: Das Layout MWSt

Die Felder im Layout MWSt

• Der Code ist das Schlüsselfeld und muss folglich eindeutig sein (d.h. Sie dürfen den gleichen Code nicht zweimal verwenden). Ich rate davon ab, die MWSt-Sätze in die Codes verpacken zu wollen, weil dann bei der nächsten Revision bzw. Steuererhöhung nichts mehr stimmt.
• Die Beschreibung ist natürlich ein beliebiges Textfeld
• Der Satz ist eine Zahl, die als Prozentzahl dargestellt wird. Um 7.6% zu erhalten, müssen Sie also 0.076 eingeben.

Vorarbeit III: Das Layout Leistungsstamm

Sie können auch dann Posten erfassen und verrechnen, wenn Sie keine Leistungen im Leistungsstamm haben! Wenn Sie jedoch viele Leistungen verrechnen, ist es sinnvoll, diese im Stamm zu führen, eine Leistungsnummer immer für die gleiche Leistung zu verwenden und eine nicht mehr gebrauchte Leistung nicht zu löschen. Wenn Sie nach Jahren ihre vielen Tausend Posten statistisch auswerten wollen, werden Sie froh darum sein.

Die Felder im Layout Leistungsstamm

• Oben rechts sind in jedem Layout die Navigationsknöpfe, mit denen Sie im Rechnungsteil herumfresen oder zur Adressverwaltung springen können, ohne das Layout immer von Hand umschalten zu müssen. Die Navigationsknöpfe gehen zu den Bezugsdatensätzen, wenn welche vorhanden sind, zum Beispiel zu den Rechnungen eines bestimmten Auftrags, und wechseln sonst einfach das Layout.
• Die Nr ist das Schlüsselfeld.
• Der Name ist die interne Bezeichnung dieser Leistung, die nur in diesem Layout steht und mit Vorteil immer gleich bleibt.
• Der Text ist das, was in den Posten und damit auf die Rechnung geschrieben wird. Es ist manchmal praktisch, den Namen der Leistung immer gleich zu halten (zum Beispiel "diverses mit 7.6% MWSt"), aber für eine Serie von Postenverrechnungen einen für die Kundschaft besser verständlichen Text vorzugeben.
• MWSt: ein Dropdownfeld für den MWSt-Code des Postens, der diese Leistung erhält. Wie alles ist auch das nur ein Vorgabewert, im Posten selber können Sie den MWSt-Code und alle anderen Angaben jeweils gleich wieder ändern.
• inklusiv bzw. exklusiv: geben Sie hier an, ob der Preis dieser Leistung inkl. oder exkl. MWSt zu verstehen ist. Ist der Steuersatz 0, spielt das keine Rolle.
• Preis: Je nach Kontext ist das dann ein Stundentarif, Stückpreis oder Gesamtpreis. Auf dem Posten so gerechnet: Menge x Preis minus Rabatt = netto plus MWSt gleich brutto.
• Konto: Wenn Sie aus dem Posten später Buchungen für die Fibu generieren wollen, braucht er eine Kontonummer. Die können Sie hier schon mal vorgeben (und auf dem einzelnen Posten bei Bedarf ändern, wie bei allen anderen Angaben auch).
• KSt: dasselbe für die Kostenstelle, falls Ihre Buchhaltung sowas auch braucht.
• Kategorie: Damit können Sie Ihre Leistungen noch unterteilen, wenn es sehr viele sind und etwas Ordnung nötig wird.

Der Auftrag

Ein zweiter Auftrag zur gleichen Adresse ist technisch nie nötig, kann aber sinnvoll sein, wenn Sie zwei verschiedenartige Arbeiten klar trennen wollen.

Wenn Sie etwas verrechnen wollen, können Sie also einen bereits bestehenden Auftrag nehmen oder einen neuen erstellen.

Einen bestehenden Auftrag finden

• Im Layout Auftrag alle Datensätze aufrufen und dann durchblättern
• Im Layout Auftrag in den Suchmodus gehen und im Adressfeld links oben nach dem Auftraggeber suchen, wobei Sie natürlich auch die Strasse oder die PLZ eingeben können.
• In der Datei Adressen.fp7 im Layout Adressen das Register mit dem Auftragsportal verwenden:
  
  Diese Methode ist dann sinnvoll, wenn Sie schon wissen, um welchen Kunden es geht: das Portal im Register Auftrag zeigt alle Aufträge an diese Adresse (allerdings nicht an alle der Gruppe, da müssen Sie mit dem grünen Knopf rechts oben noch die Gruppe sammeln und dann durchblättern).

  Unter dem Auftragsportal der Adresse können Sie mit dem blauen Knopf einen neuen Auftrag anlegen oder mit den Links zu allen bestehenden Aufträgen der Adresse oder der Gruppe wechseln.

Einen neuen Auftrag erstellen

Das Layout Auftrag

Wenn Sie noch keine Scripts, Wertelisten und Definitionen verändert haben, dürfen Sie die verschönerte Version dann gerne mir schicken, damit andere Anwender auch etwas davon haben.

Nun aber zum Layout Auftrag:

• Oben links steht die Adresse in einem normalen Textfeld, so dass Sie sie für diesen Auftrag auch verändern können. An genau diese Adressen gehen auch die Rechnungen! Wenn Sie oben auf die Knöpfe "Brief", "Fax" oder "e-Post" drücken, wird die Adresse neu aus dem Adressteil geholt und neu eingesetzt, und zwar mit angehängter Faxnummer bzw. Elektropostadresse, soweit vorhanden.
  Seien sie vorsichtig beim Aendern der Adresse: unabhängig von dem, was Sie hier hineinschreiben, bleibt der Auftrag mit Adresse verbunden, deren Nummer rechts oben steht.
• Die AdressSNR zeigt, an welcher Adresse dieser Aufträg hängt. Sie können so den Auftrag einer anderen Adresse zuordnen, wenn es einmal sein muss, und dann mit einem Klick auf "Brief" die Adresse aktualisieren.
• Die AuftragSNR wird automatisch vergeben und ist unveränderlich.
• Das Datum des Auftrags wird bei Erstellung automatisch gesetzt und kann jederzeit geändert werden. Es wird im Adresslayout im Auftragsportal angezeigt, und die Aufträge werden absteigend sortiert, d.h. der mit dem jüngsten Datum steht zuoberst.
• Das Feld Bemerkungen erlaubt beliebige Einträge, die auf der Rechnung nicht gezeigt werden. Sie können hier also nicht hinschreiben, was Sie dem Kunden mitteilen wollen, sondern höchstens, was Sie von ihm halten.
• Im Feld Titel links unten im hellblauen Bereich geben Sie dem Auftrag die Bezeichnung, die auch auf der Rechnung stehen wird.
• Der Knopf "Löschen" löscht natürlich den Auftrag wieder, aber nur dann, wenn er noch keine Posten hat. Sonst müssen Sie zuerst die löschen, und zwar jeden für sich, was auch nur geht, wenn die nicht schon auf einer Rechnung stehen. Sonst hätten wir nämlich das grösste Chaos. Und genau deshalb predige ich immer, dass man niemals mit vollen Zugriffsrechten arbeiten soll!
• Der Knopf "Verrechnen" verrechnet die Posten. Das sehen wir uns später an, jetzt haben wir ja noch keine.

Posten erfassen im Portal

Die Felder im Portal

• Datum: Hier sind Sie völlig frei, das Datum hat keine Auswirkung auf die Rechnungsfälligkeit oder die Buchung. Es geht nur darum, den Posten - Ihre Leistung an den Kunden - zu datieren. Beachten Sie, dass die Posten auf der Rechnung nach dem Datum sortiert werden, solange Sie keine andere Reihenfolge vorgeben.
• LNR: Ein Dropdownfeld, indem Sie eine Leistungsnummer aus dem Leistungsstamm wählen können, was fast alle weiteren Felder automatisch ausfüllt, vorausgsetzt natürlich, Sie haben im Leistungsstamm auch Leistungen defifiniert.
• Text: Das lange Feld unten wird durch die Leistung (falls definiert) ausgefüllt und kann nun beliebig verändert werden. In der aktuellen Version hat es Schriftgrösse 14. Wenn Sie den sichtbaren Feldteil vollschreiben, hat der Text auf dem Rechnungsformular mit integriertem Einzahlungsschein gerade noch Platz, dort wird dann mit Schriftgrösse 10 gedruckt.

  Der Platz für den Text ist aber nicht dermassen beschränkt. Wenn Sie einmal mehr schreiben müssen, können Sie die Rechnung dann auf normalem Papier ausdrucken lassen.

• Menge: wie viele Stück, Stunden oder was auch immer Sie verrechnen wollen. Wird dann mit dem Preis multipliziert.
• Der Preis: wird von der Leistung vorgegeben und kann beliebig geändert werden.
• Den MWSt-Code, das linke Feld unter der Ueberschrift "MWSt-Satz", wählen Sie mit Drowpown aus der Tabelle der MWSt-Sätze, wenn die Vorgabe aus der Leistung nicht stimmt, sonst haben Sie den richtigen Code ja schon. Das anschliessende Feld mit dem MWSt-Satz ist in der unveränderten Petuschki-Version nicht anklickbar, weil es ja korrekt aus dem MWSt-Code übernommen werden sollte. Sollten Sie doch einmal dieses Feld direkt verändern wollen, müssen Sie das Layout Posten verwenden oder im Layoutmodus das Feld mit dem MWSt-Satz für den Blättermodus freigeben. Das sollte aber nicht nötig werden, wenn Sie neue MWSt-Sätze zuerst im Layout MWSt definieren und erst dann verwenden.
• Neben dem MWSt-Code können Sie in einem Dropdown inklusiv bzw. exklusiv wählen oder den Vorgabewert stehen lassen. Inklusiv bedeutet, dass der von Ihnen festgelegte Preis inkl. MWSt ist, so dass der Nettopreis tiefer liegt; bei exklusiv ist es umgekehrt. Wenn Sie nicht sicher oder nicht MWSt-pflichtig sind, nehmen Sie inklusiv.
• Einen allfälligen Rabatt geben Sie als Prozentzahl an. Um 5% zu erhlalen, müssen Sie 0.05 eingeben. Wenn Sie nichts oder null eingeben, erscheint auf Ihrer Rechnung keine Spur des Rabattes, auch nicht in einer Ueberschrift. Wir wollen ja nicht, dass die Kunden anrufen und fragen, warum auf der Rechnung Rabatt vorgesehen sei und sie nie welchen erhielten.
• Der Nettobetrag ist ein Formelfeld, da können Sie nichts eingeben, aber natürlich bestimmen Sie allein, was hier stehen soll, und zwar in dem Sie die Faktoren in die Felder Menge, Preis, MWSt-Code, inklusiv/exklsuiv sowie Rabatt eingeben.
• Für den Bruttobetrag gilt natürlich dasselbe.
• Konto und Kostenstelle werden wie die meisten Werte aus dem Leistungsstamm vorgegeben, sie können sie aber frei wählen und verändern. Sie werden gebraucht, wenn Sie aus den Posten Buchungen für Ihre Fibu erstellen wollen. Dann ist es natürlich sinnvoll, die Felder zu Dropdowns zu machen und Wertelisten mit den vorhandenen Konten und Kostenstellen zu hinterlegen. Ist Ihre Buchhaltung CLK-Fibu, ist das bei den Konten schon vorgesehen, Kostenstellen gibt es dort ja nicht.
• Rg: Wenn der Posten schon verrechnet worden ist, zeigt dieses Feld die Rechnungsnummer an. Der Posten kann dann weder verändert noch gelöscht werden, ausser Sie arbeiten mit dem vollen Zugriff, und wenn Sie das tun, sind Sie ein, äh, machen Sie das einfach nicht!
• Sort wie Sortierung: ein Zahlenfeld, in das Sie eingeben können, was Sie wollen, so lange der Posten noch nicht verrechnet ist. Die Posten werden dann nach dieser Zahl sortiert, auch auf der Rechnung.
• Der Knopf löschen löscht den Posten, falls er noch nicht verrechnet ist. Und wenn Sie gegen mein wiederholtes Flehen mit vollen Rechten arbeiten, auch dann noch. Worauf Sie Ihren Rechner aus dem Fenster werfen können, weil dann nichts mehr stimmt.
• Der Knopf Rechnung bringt Sie zu genau der Rechnung, mit der dieser Posten verrechnet wurde. Der Navigationsknopf Rechnung oben im Layout bringt nicht zwingend das gleiche Resltat, weil ja nicht zwingend alle Posten eines Auftrages auf der gleichen Rechnung stehen.

Rechnungen schreiben

• Wenn Sie nur die Posten eines einzigen Auftrages verrechnen wollen oder einfach zu faul sind, im Statusbereich nach dem Layout Verrechnung zu suchen, klicken Sie im Layout Auftrag auf den Knopf Verrechnen.
  Diese Variante hat zwei Vorteile: wir sehen genau, was jetzt verrechnet wird - vielleicht haben wir in den letzten Stunden und Tagen ja Posten erfasst, die wir noch gar nicht verrechnen wollen. Zweitens haben wir so sichergestellt, dass auf die Rechnung nur Posten aus einem einzigen Auftrag kommen. Das ist eine der Voraussetzungen dafür, dass die gesamte Rechnung auf ein einziges A4-Blatt mit integriertem Einzahlungsschein passt.
  Haben wir hingegen sehr viele Positionen in vielen verschiedenen Aufträgen erfasst, wird die einzelne Verrechnung jedes Auftrags schnell einmal umständlich.
• Alternativ gehen Sie ins Layout Verrechnung:

Sie können mit Eingaben in den drei oberen Feldern dafür sorgen, dass nur bestimmte Posten verrechnet werden: nur die eines bestimmten Auftrages, und/oder nur die von einer bestimmten Person kreierten, und/oder nur die bis zu einem bestimmten Datum (das bezieht sich auf das Datum im Datumfeld des Postens). Sie können auch alle Felder leeren, dann werden alle bisher nicht verrechneten Posten verrechnet.

Wichtig: Bei der Verrechnung wird je eine Rechnung für eine Adresse (Kunde) geschrieben, nicht eine Rechnung pro Auftrag. Wenn ein Kunde also mehrere Aufträge mit unverrechneten Posten hat und Sie die Verrechnung nicht auf einen einzelnen Auftrag einschränken, erhält er eine einzige Rechnung mit den Posten aus all seinen Aufträgen darauf. Ich wollte diese Möglichkeit bewusst erhalten; auf der Rechnung werden die Posten dann nach Auftrag gruppiert. Wenn Sie das aber vermeiden und für jeden Auftrag eine separate Rechnung haben wollen, schränken Sie die Verrechnung auf je einen Auftrag ein. Das geht am besten mit der Verrechnung vom Layout Auftrag aus.

Mit dem Druck auf den Knopf "Los!" verrechnet Petuschki die Posten, d.h. es sucht unverrechnete Posten zusammen, die Ihre Kriterien erfüllen, erstellt pro Adresse eine Rechnung und ordnet die Posten zu. Dabei wird in jedem Posten im Feld "RechnungSNR" die Rechnungsnummer eingetragen, was dazu führt, dass Sie den Posten nicht mehr ändern oder löschen können, sofern Sie nicht so besch^^^^unvorsichtig sind, mit vollen Zugriffsrechten zu arbeiten.

Wenn nichts zum Verrechnen da ist, sagt Ihnen Petuschki das. Wenn etwas da ist, gibt es mindestens eine Rechnung. Am Ende des Verrechnungsskripts stehen Sie im Layout Rechnungen, und die Ergebnismenge besteht aus genau jenen Rechnungen, die jetzt neu dazugekommen sind. Ich empfehle Ihnen, die jetzt zu drucken, damit keine untergeht. Petuschki kann nicht wissen, ob Sie die Rechnung gedruckt und verschickt haben, es nimmt es einfach an, und mahnt dann erbarmungslos.

Sie können den Druck natürlich befördern, indem Sie das am Ende des Verrechnungsskripts mit dem Skriptschritt "Skript ausführen" das Druckskript AusgewaehlteRechnungenDrucken automatisch starten lassen.

Das Layout Rechnungen

Das Layout Rechnungen ist ein Listenlayout und zeigt alle verhandenen Rechnungen mit Nummer, dem Erstellungs- und Fälligkeitsdatum, dem ursprünglichen und dem noch offenen Betrag, der Mahnstufe und dem Namen der Kundin.

Die Felder und Knöpfe in der Liste

• Ganz links ist ein kleines schwarzes Dreieck: Mit einem Klick darauf wechseln Sie zur Einzelansicht der Rechnung. Dort sind alle Informationen zu dieser Rechnung sichtbar, Sie können Absender und Adresse ändern und festlegen, wie sie gedruckt werden soll: auf neutrales Papier oder auf ESR- oder Einzahlungsscheinformular. Sie könne dort auch den auf die Rechnung zu druckenden Absender ändern, die Posten der Rechnung ansehen, die erfassten Zahlungen, und wer was erfasst hat.
  Mit dem Navigationsknopf "Rechnungen" wechseln Sie zwischen Einzel- und Listenansicht hin und her.
• Die Rechnungsnummer ist das unveränderbare Schlüsselfeld
• Das Rechnungsdatum und die Fälligkeit können Sie jedoch nach Belieben manipulieren. Wenn Ihnen das nicht geheuer ist, gehen Sie in den Layoutmodus und ändern Sie das Verhalten des Feldes mit dem Rechnungsdatum so, dass es im Blättermodus nicht aktiviert werden kann.
• Der Rg-Betrag ist der urpsprüngliche Betrag, also die Summe aller Posten. Es ist ein Formelfeld, wenn Sie also einen Posten dieser Rechnung änderten, würde sich die Zahl ändern, was natürlich nicht sehr sinnvoll ist, wenn die Rechnung mal verschickt wurde. Deshalb können Sie mit normalen und Leitbedienerrechten Posten weder verändern noch löschen, wenn sie einer Rechnung angehören, d.h. verrechnet worden sind. Wenn Sie aber so bl^^^^^sich entschliessen, mit vollen Rechten zu arbeiten, können Sie Ihre Debitoren so aufs Herrlichste versauen.
• offen ist der noch ausstehende Rechnungsbetrag, die Differenz aus dem ursprünglichen Rechnungsbetrag und allen dieser Rechnung zugerdneten Zahlungen.
• Mahn steht für die Mahnstufe. Wenn 0 steht, wird die Rechnung als Rechnung gedruckt, bei 1 als "Zahlungserinnerung" und wenn Sie 327 hinschreiben, steht dann "327. Mahnung" oben auf der Rechnung. So können Sie bei Kunden, deren Chefs allergisch auf Mahnungen reagieren, für Stimmung sorgen.
• Kunde zeigt auf einer Zeile eine Kombination aus den ersten beiden Adresszeilen. Es ist ein Formelfeld, und wenn Sie viele Adressen haben, würde das Suchen entsetzlich lange dauern. Darum ist dieses Feld für den Suchmodus gesperrt; Sie können es natürlich jederzeit wieder verfügbar machen: Layoutmodus, Feld markieren, Format/Feld/Verhalten.
• Der Knopf Zlg startet das Skript, mit dem Sie einen Zahlungseingang zu dieser Rechnung manuell erfassen.
• Das Feld ES zeigt, ob die gesamte Rechnung auf ein einziges A4-Blatt mit integriertem Einzahlungsschein passt oder nicht.
• Im Feld Druck können Sie einstellen, wie die Rechnung gedruckt werden soll. Mehr dazu im Kapital Rechnungsdruck.
• Das Feld Namenssuche ist nichts anderes als das Adressfeld des Auftrags, und da Sie die Adresse nicht versehentlich vermüeslen wollen, ist es im Bättermodus nicht zugänglich. Es ist auch nicht sonderlich informativ, weil nur eine Zeile sichtbar ist, die oft genug bloss aus der Anrede besteht. Was soll nun das ganze? Der Titel verrät es: Anders als das Formelfeld Kunde eignet es sich zum Suchen nach Namen. Das ist ungemein praktisch, weil man häufiger den Namen als die Rechnungsnummer weiss, wenn man eine Rechnung suchen muss.

Das Layout RgDetail

Die Einzelansicht zeigt alle vorhandenen Angaben zur Rechnung. Sie können hier steuern

• Auf was für Einzahlungsscheine die Rechnung gedruckt werden soll.
• Wie die Rechnung adressiert werden soll
• Welche Absenderangaben auf die Rechnung kommen

Der Knopf Rechnung löschen löscht nach Rückfrage die Rechnung, wenn noch keine Zahlung vorhanden ist. Die Rechnungsnummer wird aus den Posten gelöscht, worauf diese wieder geändert oder gelöscht werden können. Die Posten bleiben erhalten und kommen beim nächsten Verrechnen wieder dran!

Rechnungen drucken

Allgemeines

• Verwenden Sie nur die Skriptknöpfe zum Drucken.
• Sie können die Vorgabe alle aufgerufenenen Datensätze immer stehen lassen, und es ist auch besser, dies zu tun. Wenn sie eine Rechnung einzeln Drucken, isoliert das Petuschki den Datensatz für Sie.
• Das Petuschki versucht niemals, einen bestimmten Drucker oder eine bestimmte Schublade auszuwählen. Es teilt Ihnen jeweils mit, welches Papier gefragt ist, und zeigt Ihnen dann den Druckdialog.
• Die Angaben zu Ihrer Zahlungsverbindung, Ihr ESR-Konto etc. ist in der Datei Verwaltung im Layout Global festgelegt. Dort geben Sie auch an, welche Sorte Einzahlungsschein Sie im Normalfall verwenden wollen. Jede neue Rechnung erhält dann diesen Vorgabewert, Sie können ihn dann immer noch ändern.
• Wenn Sie A4-Papier mit integriertem ESR, ESR+ oder rotem Einzahlungsschein verwenden, kommt im Idealfall die ganze Rechnung auf dieses eine A4-Blatt. Gelingt das nicht, druckt Petuschki zuerst nur den Einzahlungsschein und fordert Sie danach auf, neutrales Papier für die Rechnung einzulegen.
• Die Rechnung hat auf dem Einzahlungsscheinformular Platz, wenn drei Bedingungen erfüllt sind:
  • Alle Posten stammen vom gleichen Auftrag: das können Sie sicherstellen, indem Sie die Aufträge jeweils direkt aus dem Auftragslayout verrechnen, so dass immer nur ein Auftrag auf einmal in eine Rechnung kommt. Wenn Sie pro Adresse sowieso nur einen Auftrag offen haben, kann nichts passieren.
  • Die Rechnung hat maximal 8 Posten.
  • Der Text in den Posten ist nicht zu lang: Wenn die Texte der Posten so lang sind, dass sie im Portal im Layout Auftrag nicht mehr voll gezeigt werden können, sind Sie auch auf der Rechnung abgeschnitten. Sie erhalten beim Erfassen eine Warnung, und beim Drucken der Rechnung wählt Petuschki automatisch die Variante mit dem Zusatzblatt. Die Grenze habe ich bei 101 Zeichen festgelegt, was nicht immer stimmen muss, weil je nach Buchstabenbreite mehr oder weniger viel Text Platz hat, und wenn Sie die Schriftgrösse ändern, stimmt sowieso nichts mehr. Sie können diese Limite in den Felddefinitionen anpassen; die entsprechenden Felder sind: Text in der Tabelle Posten und DruckAufESMoeglich_c in der Tabelle Rechnungen.
  Die ganze Rechnung auf ein Blatt zu kriegen, das auch noch den Einzahlungsschein enthält, ist von grossem Vorteil: Sie sparen nicht nur Papier, sondern bei jedem Rechnungsdruck auch Arbeit, der Kunde muss weniger ablegen (der Buchhalter dankt), und alle haben mehr Uebersicht.
  Es lohnt sicht darum nicht nur, die oben erwähnten Limiten einzuhalten, sondern auch, das Petuschki nach Bedarf umzubauen: Wenn Sie selten mehr als 5 Posten auf einer Rechnung haben, können Sie die Drucklayouts entsprechend ändern und die Textzeile glatt verdoppeln. Damit das Petuschki dann den Druck richtig steuert, müssen Sie im Feld DruckAufESMoeglich_c die fest verdrahtete Zeichenlimite von 101 auf 202 ändern.
• Bevor Sie A4-Papier mit integriertem ESR, ESR+ oder rotem Einzahlungsschein verwenden, müssen Sie einen Probedruck machen und wenn nötig das Laoyut justieren. Sie müssen auch die Schrift OCR-B1 installiert haben und die Codierzeilen unten am Einzahlungsschein entsprechend formatieren. Beachten Sie ferner, dass Sie keine ESR in die Welt hinaus schicken dürfen, bevor Sie nicht einen als PDF gedruckt und der Postfinance zum Gut zum Druck eingereicht haben.

Eine einzelne Rechnungen drucken

Keine Panik, wenn beim Dialogfenster mit der Schubladenwahl eine andere Rechnung angezeigt wird: wenn dann tatsächlich gedruckt wird, findet Petuschki schon die richtige. Und isoliert sie vorher, so dass Sie "Alle Aufgerufenen Datensätze" stehen lassen können - das ist sogar nötig, wenn nämlich die Rechnung auf neutrales Papier kommt: dann druckt Petuschki die Rechnung in Form einer Liste aller Rechnungsposten. Wenn Sie dann nicht "Alle Aufgerufenen Datensätze" eingestellt haben, kommt die Rechnung falsch!

Zwischenfrage: wohin schicken wir die Rechnung?

Dies gilt allerdings nur so lange, als die Rechnung weniger als 20 Tage alt ist. Danach geht die Rechnung bzw. die Mahnung an die Kundenadresse gemäss Adressverwaltung. Vielleicht ist der Kunde ja umgezogen.

Sie können für jede Rechnung auch selber einstellen, wie sie es damit halten soll: gehen Sie auf das Rechnungsdetail und stellen Sie im Register Adresse ein, was Sie haben wollen.

Mehrere Rechnungen aufs Mal drucken

Ob ein Einzahlungsscheinformular bedruckt wird, und welches, ist in jeder Rechnung einzeln festgelegt. Wenn Sie nicht daran geschraubt haben, steht das, was in der Datei Verwaltung.fp7 im Layout Global eingestellt war.

Beim Drucken ermittelt Petuschki, was für Papier gefragt ist und teilt Ihnen das jeweils mit. Stehen beispielsweise alle Rechnungen auf der Druckvariante ESR, aber nicht alle Rechnungen passen auf ein einziges Blatt, geht Petuschki so vor:

• Es fordert Sie auf, ESR-Papier einzulegen, und druckt zuerst alle Rechnungen, die auf einem einzigen A4-Blatt mit integriertem ESR Platz haben.
• Danach druckt es auf das gleiche ESR-Papier die Einzahlungsscheine der Rechnungen, die nicht auf einem A4-Blatt mit integriertem ESR Platz haben.
• Danach fordert Petuschki Sie auf, neutrales Papier bereit zu halten, und druckt diese Rechnungen auf neutrales Papier aus.

Zahlungen

Erfassen von Hand

Alternativ können Sie Zahlungen zu einer Rechnung auch im Layout RgDetail im Tab Zahlungen ins Portal eingeben. Sie werden selber merken, was Sie praktischer finden.

Sie können auch eine Rechnung oder einen Teil davon als Skonto oder Rabatt ausbuchen oder abschreiben, indem Sie eine Zahlung erfassen und statt des Geldkontos das Erlösminderungskonto oder Aufwandkonto angeben. Wenn Ihre Fibu auch noch Kostenstellen verlangt, müssen Sie im Layout Zahlungen noch diese eingeben, wenn Sie mit dem Dialogfeld fertig sind. Kurz: sie erfassen nicht eigentlich Zahlungen, sondern ganz einfach Buchungen. Wobei das Gegenkonto immer Ihr im Layout Global festgelegtes Debitorenkonto ist, und es kommt bei einem positiven Betrag ins Haben und bei einem negativen Betrag ins Soll. Mit dem Geldkonto (bzw. dem Konto, dass Sie bei jeder Zahlung separat festlegen können), ist es dann einfach umgekehrt. Oder sagen wir's so: Der Normalfall ist eine Zahlung, das gibt Geldkonto an Debitoren, und alles andere ist dann sinngemäss (wenn Sie das nicht verstehen, fragen Sie Ihren Buchhalter).

Im Layout Zahlungen können Sie neue Zahlungen bzw. Buchungen ganz normal mit dem Befehl Datensätze/neuer Datensatz erstellen, im Portal mit den Zahlungen im Layout RgDetail mit einem Klick in die erste noch leere Zeile. Sie kennen ja Ihren Filemaker (ansonsten hat er eine Hilfefunktion).

So bald Sie einer Rechnung eine oder mehrere Zahlungen zugeordnet haben, können Sie die Rechnung nicht mehr löschen. Wenn Sie aber wissen, was Sie tun, d.h. die folgende Anleitung spontan logisch und verständlich finden, können Sie der Zahlung eine andere, nicht existente Rechnungsnummer geben, zum Beisiel -19.5. Damit wird die Verbindung zur Rechnung unterbrochen, die Rechnung glaubt nun, keine Zahlung zu haben und kann gelöscht werden. Dann können Sie die Posten korrigieren, die Rechnung neu erstellen - sie wird nun eine neue Nummer haben - und dann ihre Zahlung mit der falschen Rechnungsnummer -19.5 suchen und die neue Rechnungsnummer eingeben. Fragen Sie einfach vorher Ihren Arzt oder Apotheker. Und nein, auch dazu brauchen Sie keinen vollen Zugriff. Arbeiten Sie nicht mit vollem Zugriff. Ich mache es auch nicht.

Einlesen einer V11-Datei

• Sie füttern Petuschki statt mit der neuen V11-Datei von der Postfinance versehentlich mit einer anderen Datei.
• Sie füttern dem Petuschki die gleiche V11-Datei der Postfinance ein zweites Mal.
• Der Betrag einer Zahlung stimmt nicht mit dem offenen Rechnungsbetrag überein.
• Die Zahlung trägt die Nummer einer Rechnung, die es nicht gibt, oder einem anderen Kunden gehört.

Lassen Sie sich davon nicht abschrecken. Ich will nur, dass Sie wissen, dass das Petuschki versucht, diesen Gefahren zu begegnen, entsprechende Vorkehrungen trifft und Sie deshalb mit bestimmten Fragen und Mitteilungen angehen wird. Konkret geht das so:

• Lassen Sie sich von der Postfinance die ESR-Datei des Typs 4 geben, nicht die des Typs 3. Petuschki ist nur für den Typ 4 eingerichtet (das bedeutet allerdings nicht, dass Sie Eurozahlungen erhalten werden, weil das Petuschki nur ESR und ESR+ für Schweizer Franken erstellt. Aber die Postfinance sagt, der Typ 4 sei moderner, woraus ich schliesse, dass sie den Typ 3 irgendmal sterben lässt).
• Aendern Sie auf keinen Fall den Namen der Datei, die Sie von der Postfinance erhalten haben! Der Name enthält nämlich wichtige Informationen, die das Petuschki haben muss: er erkennt daran, ob eine solche Datei schon mal eingelesen wurde! Legen Sie die Datei an einen Ort, an dem Sie sie nachher wieder finden.
• Haben Sie eine solch neue Datei erhalten, drücken Sie in den Listenlayouts Rechnungen oder Zahlungen auf den Knopf "Neue V11-Datei einlesen".
• Das Petuschki bittet Sie darauf mit dem klassischen Datei-Oeffnen-Dialog, ihm diese neue Datei zu zeigen. Stellen Sie sicher, dass Sie nun die richtige Datei nehmen, und brechen Sie im Zweifelsfall lieber ab. Dabei passiert gar nichts - das Einlesen einer falsch Datei kann hingegen unschön werden.
• Sollte das Petuschki der Ansicht sein, diese Datei schon mal eingelesen zu haben, teilt es Ihnen das mit. Es ist jezt vermutlich am sinnvollsten, abzubrechen und der Sache auf den Grund zu gehen.
• Das Skript erstellt in der Tabelle der Zahlungen nun einen neuen Eintrag für jede in der Datei gemeldete Zahlung und endet mit einer Zusammenfassung im Layout V11Dateien. Es meldet insbesondere:
  • Wie viele Zahlungen in der Datei waren und eingelesen wurden
  • Wie viele davon keiner unserer Rechnung zugeordnet werden konnten, weil es die in der Referenzzeile genannte Rechnung bei uns nicht (mehr) gibt, oder weil sie einem anderen Kunden gehört als dem auf der Referenzzeile genannten. Solche Fehler kann es geben, wenn Sie verschickte Rechnungen ändern oder löschen bzw. mit vollen Zugriffsrechten arbeiten. Habe ich schon erwähnt, dass Sie das niemals tun sollten?
    Item, das Layout V11Dateien zeigt Ihnen im Register "keine Rechnung" diese Fälle. Sie müssen nun die Rechnungen dazu suchen oder neu schaffen - und wenn Sie sie haben, die Nummer in der Spalte "Rg eff." eintragen. Am besten öffnen Sie dazu ein zweites Fenster, damit Sie die Liste im Layout V11Dateien immer zur Verfügung haben.
    Wundern Sie sich nicht, wenn die Zahlung nach der Eingabe der Rechnungsnummer einfach aus der Liste verschwindet - das kommt daher, dass diese Liste nur Zahlungen ohne Rechnungsnummer anzeigt.
  • Weiter ist es möglich, dass die Rechnung trotz der Bezahlung nicht auf 0 steht, der Kunde also zu viel oder zu wenig bezahlt hat. Liegt die Abweichung innerhalb der Toleranz, die im Layout Global der Datei Verwaltung.fp7 vorgegeben ist, hat das Petuschki sie schon ausgebucht. Liegt die Abweichung ausserhalb der Toleranz, bleibt die Rechnung mit dem entsprechenden Betrag offen.

    Sie können hier natürlich gar nichts machen - beim neuen Druck der Rechnung als Mahnung wird die erhaltene Zahlung gezeigt und der verbleibende Betrag gemahnt. Was aber, wenn zu viel bezahlt wurde? Sie sollten sich die fraglichen Rechnungen auf jeden Fall mal zeigen lassen.

    Beachten Sie dabei noch eines: Das Petuschki kann die Zahlungen auf Rechnungen, die noch einen offenen Betrag haben, nicht automatisch zählen und anzeigen. Es muss sie suchen. Das macht es immer dann, wenn es eine VESR-Datei eingelesen hat, und danach nur noch, wenn Sie es befehlen. Verwenden Sie dazu den Link "Neu berechnen" im Register Zusammenfassung des Layouts V11Dateien.

Das Layout V11Dateien

Rechnungen löschen bzw. korrigieren

Es ist allerdings nicht gerade sinnvoll, eine bereits verschickte, verbuchte oder gar bezahlte Rechnung zu löschen. Erfassen Sie besser neue Posten, die die falschen korrigieren, indem Sie wenn nötig die Vorzeichen drehen (am besten bei der Menge). Beim Verrechnen erhalten Sie dann allenfalls eine neue Rechnung mit negativem Vorzeichen. Dann können Sie im Layout Zahlungen mit zwei neuen Datensätzen Buchungen erfassen, die den offenen Betrag beider Rechnungen auf null stellen, am einfachsten so: eine der Rechnungen suchen, auf Zlg klicken, als Geldkonto ein Uebergangskonto angeben. Den resultierenden Datensatz duplizieren, beim Betrag das Vorzeichen drehen und die Rechnungsnummer der Gutschrift angeben. Nun sollten Rechnung und Gutschrift einen offenen Betrag von 0 haben, und alles wird gut.

Es gibt natürlich noch einen schmutzigen Trick, eine beliebige Korrektur auf eine Rechnung zu bringen: Bei den Navigationsknöpfen rechts oben auf "neu anmelden" gehen und sich mit Entwickler/modulo den vollen Zugriff geben lassen. Nun können Sie die Posten ändern, obwohl sie schon verrechnet sind, worauf sich auch der Rechnungsbetrag anpasst, und auch alles andere machen, was der HErr mit gutem Grund verboten hat. Danach aber subito wieder zurück zum normalen bzw. Leitbedienerzugriff gehen. Dieser Trick ist nicht nur schmutzig, sondern auch gefährlich, denn wahrlich, ich sage Ihnen: wenn der korrigierte Posten schon verbucht war, haben Sie nun das komplette Chaos angerichtet. Machen Sie's also besser nicht, arbeiten Sie generell nicht mit vollem Zugriff, sagen Sie nicht, ich hätte Sie nicht gewarnt, und vor allem: erwarten Sie nicht von mir, dass ich dann Ihre Scherben kitte.

Unbezahlte Rechnungen mahnen

Unabhängig davon können Sie das Fälligkeitsdatum jeder Rechnung zu jedem Zeitpunkt beliebig verändern.

Bevor Sie mit dem Mahnen beginnen, lesen Sie besser die neuesten Zahlungen ein. Dann klicken Sie im Listenlayout Rechnungen links oben auf den Knopf überfällige suchen. Petuschki sucht nun Rechnungen mit einem offenen Betrag und überschrittener Fälligkeit, macht aber noch nichts damit. Sie können diesen Knopf also ohne Bedenken beliebig oft drücken.

Gemahnt wird natürlich mit dem Knopf Auswahl mahnen rechts daneben. Dieses Skript mahnt alle Rechnungen der Ergebnismenge! Es geht also davon aus, dass Sie vorher die überfälligen zusammengesucht und diejenigen, die Sie doch nocht nicht mahnen wollen, ausgeschlossen haben. Alternativ können Sie denen auch eine neue Fälligkeit in der Zukunft geben und dann erneut die Ueberfälligen suchen.

Wenn Sie schliesslich die Rechnungen in der Ergebnismenge haben, die nun wirklich gemahnt werden sollen, werfen Sie das Mahnskript Auswahl mahnen an. Nun passiert folgendes:

1. Die Mahnstufe jeder Rechnung wird um 1 heraufgesetzt
2. Die Fälligkeit jeder Rechnung wird um 20 Tage nach hinten verschoben, und zwar nach dem heutigen Datum, nicht nach der ursprünglichen Fälligkeit. Diesen Wert können Sie mit Leitbedienerrechten im Skript ändern.
3. Im Layout Mahnungen wird pro Rechnung ein Datensatz mit der Rechnungsnummer, dem aktuellen Datum und der Mahnstufe angelegt, damit Sie später nachvollziehen können, wen Sie wann zum wievielten Mal gemahnt haben.

Sie können natürlich auch auf das Protokoll im Layout Mahnungen verzichten und alles von Hand machen, indem Sie Mahnstufe und Fälligkeit anpassen und die Rechnung neu drucken. Wenn Sie hingegen automatisiert mahnen, ist es natürlich nicht wahnsinnig sinnvoll, auch noch von Hand an der Mahnstufe herumzufummeln.

Buchungen

• Mit dem Valutieren und Verbuchen der Rechnungen ist ihre Fibu abgegrenzt; sie müssen am Periodenende nicht noch gross nach unbezahlten Rechnungen suchen.
• Die Summe der offenen Rechnungen im Petuschki ist der Nachweis des Standes Ihres Debitorenkontos
• Wenn Sie die mit Petuschki Zahlungseingänge erfassen, können Sie zwei Arbeitsschritte in einen legen: das Abhaken der Rechnungen und das Verbuchen der Zahlungen.
• Sie müssen bei Zahlungseingängen nicht erst herausfinden, auf welches Erfolgskonto nun gebucht werden soll, da Sie die Rechnung ja schon verbucht haben.

Die Systematik

• Das Skript BuchungenAusPosten erstellt Buchungen aus allen verrechneten Posten, die noch nicht verbucht sind. Nicht verrechnete Posten werden nicht verbucht.
• Das Skript BuchungenAusZahlungen erstellt Buchungen aus jedem Datensatz im Layout Zahlungen einzeln, soweit der noch nicht verbucht ist.
• Das Skript BuchungenUebertragenInFibu sucht die Buchungen, die noch nicht exportiert wurden zusammen. In der unveränderten Version ruft es dann ein Importskript in der CLK-FIBU auf. Sie können das natürlich ändern und statt dessen den Skriptschritt Datensätze exportieren setzen.

Die Funktionsweise

Buchungen aus den Posten erstellen

Kontierung

• bei positiven Bruttobetrag: Debitorenkonto an ihre Kontierung
• bei negativem Bruttobetrag: Ihre Kontierung an Debitorenkonto

Dadurch erhalten Sie in der Fibu aussagekräftige Buchungstexte, was immer etwas Schönes ist. Wenn Sie aber 500 Rechnungen schreiben, erhalten Sie 500 Buchungen, und wenn die Rechnungen Posten mit insgesamt drei verschiedenen Kontierungen erhalten, gibt es 1'500 Buchungen. Hätten alle Rechnungen das gleiche Valutadatum, liesse sich das auf 3 Buchungen reduzieren, wenn man nach Valuta und Kontierung und nicht nach Rechnung und Kontierung zusammenfassen täte. Dazu müsste man das Skript leicht anpassen; und der Text müsste zwangsläufig allgemeiner werden, "Rechnung aus Petuschki" oder so.

Buchungen aus Zahlungen erstellen

Die Kontierung

• bei positiven Betrag: Ihre Kontierung an Debitoren
• bei negativem Betrag: Debitoren an Debitorenkonto

Buchungen in die Fibu übertragen

Beachten Sie, dass Petuschki keine separaten Buchungen für die MWSt erstellt, sondern nur den Bruttobetrag bucht. So lange Sie Ihr Petuschki nicht entsprechend umbauen, muss die MWSt-Behandlung durch die Fibu erfolgen.

Das Skript zur Uebertragung der Buchungen sucht nun die Datensätze, die in diesem Feld "exportiert" noch keinen Eintrag haben, und zeigt Ihnen das Resultat mit einem Dialogfenster. Bis dahin ist noch nichts passiert. Sie können auf abbrechen klicken und zum Beispiel noch die Texte ändern.

Verwendung von CLK-Fibu

Die Petuschkidateien werden darum mit der aktuellen Filemaker-8-Version 1.82 von CLK-Fibu geliefert, wo alles schon eingerichtet ist. Wenn Sie bereits CLK-Fibu in dieser Version haben, können entweder Ihre Daten auf die neue CLK-Fibu übertragen oder Ihre Fibu einpassen:

• Werfen Sie die mitgelieferte, neue und leere CLK-Fibu noch nicht fort!
• Entscheiden Sie sich, wo die Datei CLK-Fibu und wo die Petuschkidateien zu abgelegt werden sollen, legen Sie sie dorthin und nehmen fassen die den guten Vorsatz, sie nachher nicht mehr zu verschieben, weil Sie sonst den Dateiveweis korrigieren müssen.
• Geben Sie sich den vollen Zugriff auf CLK-Fibu, gehen Sie in die Dateidefinitionen zum Beziehungsdiagramm. Fügen Sie die Tabelle Buchungen aus der Datei Rechnungen.fp7 hinzu. Dazu müssen Sie eine neue Filemakerquelledatenquelle erstellen und der Fibu die Rechnungsdatei zeigen. Eine Beziehung müssen Sie nicht erstellen, die Tabelle muss im Beziehungsdiagramm nur blond herumliegen. Verlassen Sie die Dateidefinitionen mit OK.
• Gehen Sie in den Skriptmaker und importieren Sie das Skript ImportPetuschki aus der neuen, leeren CLK-Fibu, die Sie mit den Petuschkidateien zusammen erhalten haben. Nehmen Sie den Haken weg, damit das Skript im Skriptmenu nicht angezeigt wird, es soll nur vom Petuschki aufgerufen werden.
• Nun können Sie die neue, leere CLK-Fibu entsorgen.
• Geben Sie sich den vollen Zugriff auf die Datei Rechnungen.fp7, gehen Sie auf Definitionen/Dateiverweise und zeigen Sie dem Petuschki Ihre CLK-Fibu. Den Verweis auf die mitgebrachte CLK-Fibu können Sie dafür löschen.
• Gehen Sie in den Skriptmaker der Datei Rechnungen.fp7, öffnen Sie das Skript BuchungenUebertragenInFibu zur Bearbeitung und korrigieren Sie wenn nötig den letzten Schritt. Er muss lauten: Skript ausführen "ImportPetuschki" aus Datei "CLK-Fibu" - und diesmal eben Ihre Fibu.
• Gehen Sie, immer noch mit vollen Zugriffsrechten, in die Dateidefinitionen und dort ins Beziehungsdiagramm: Rechts in der Mitte ist eine Tabelleninstanz namens Fibukonti. Doppelklicken Sie diese und geben Sie die Tabelle Konti Ihrer CLK-Fibu als Quelle an.
• Anschliessend müssen Sie nur noch Datei/Definieren/Wertelisten... aufrufen und die Werteliste Fibukonti prüfen: sie soll alle Datensätze der Tabelle Konti Ihrer CLK-Fibu zeigen, im ersten Feld die Nummer, im zweiten die Bezeichnung.
• Nun klicken Sie rechts oben auf "neu anmelden" und verabschieden sich subito von den vollen Zugriffsrechten, wenn Ihnen das Leben Ihrer Daten etwas wert ist.

Wenn Sie eine andere Filemaker-Buchhaltung haben, können Sie diese natürlich entsprechend einpassen.

Andere Buchhaltungsprogramme

Viel Glück und Erfolg!

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