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Anleitung zu CLK-Petuschki

Das wichtigste vorweg

Was ist CLK-Petuschki überhaupt?

Inhaltsverzeichnis

Zenrale Einstellungen: die Datei Verwaltung.fp7
Adressen.fp7
Briefe.fp7
Rechnungen.fp7
EZAG.fp7
Bibliothek.fp7
CLK-FIBU (die kleine)
CLK-FIBU vollfett (die grosse)

Zugriffsrechte

Im Urzustand können Sie sich mit dem Benutzernamen Akela ohne Passwort anmelden. Wenn Sie nicht Akela heissen wollen (und das empfehle ich Ihnen dringend, und ganz dringend dann, wenn mehr als eine Person mit der Lösung arbeitet, sollten Sie dann schleunigst anständige Konten erstellen:

Erste Konten erstellen

Wenn Sie die Variante mit der vollfetten Fibu haben, lesen Sie in der Anleitung zu CLK-Fibu vollfett weiter.

In der leichten Variante geht es so:

Oeffnen Sie die Datei Verwaltung.fp7 mit dem Leitbedienerkonto Akela.
Gehen Sie auf das Layout Konten. Dort hat es zwei Datensätze: den Entwickler und den Leitbediener Akela.
Erstellen Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche "Neues Konto erstellen" eines für Ihren eigenen Benutzernamen (zum Bespiel dem Namen, mit dem Sie sich an Ihr Betriebssystem anmelden und den Filemaker jeweils gleich übernehmen will), wählen Sie im Feld Berechtigung "Leitbediener", tippen Sie Ihr Wunschpasswort und klicken Sie anschliessend auf "nachführen": ein Skript erstellt jetzt in jeder Datei ein solches Konto.
Versuchen Sie noch nicht, den Akela zu löschen - sie sind noch als solcher angemeldet!
Wiederholen Sie diesen Schritt für allfällige weitere Benutzer. Zu den Berechtigungen: Leitbediener können Konten und Passworte vergeben (so wie Sie jetzt gerade), die zentralen Einstellungen der Datei Verwaltung.fp7 ändern sowie Layouts und Wertelisten ändern. Normale Benutzer können das nicht. Es spricht also nichts dagegen, mit Leitbedienerrechten produktiv zu arbeiten. Bloss mit vollen Zugriffsrechten sollte man das niemals tun.
Schliessen Sie alle Dateien (am einfachsten beenden Sie einfach Filemaker). Oeffnen Sie die Datei Verwaltung mit Ihrem neuen Leitbedienerkonto. Gehen Sie wieder ins Layout Konten: Nun können Sie den Akela löschen.

Der volle Zugriff

Arbeiten Sie niemals mit vollen Zugriffsrechten, sonst geht es ihren Daten schlecht und sie werden es bereuen wie ein Ungläubiger in der Hölle, wo es nichts zu essen gibt und Totenköpfe auf den Bäumen wachsen. Sie brauchen den vollen Zugriff nur für zwei Dinge

Aenderung der Tabellen- und Felddefinitionen
Aenderung von Skripten, die mit vollen Rechten laufen

Wenn so etwas ansteht, öffnen Sie die Datei mit dem Benutzernamen Entwickler und dem Passwort modulo, nehmen die Aenderungen vor und schliessen danach sämtliche Dateien (oder beenden am besten gleich Filemaker). Danach öffnen Sie wieder mit normalen Rechten. So sind Sie vor Chaos, Zerstörung und Datentod geschützt und können beispielsweise nicht den Preis eines Postens ändern, der bereits verrechnet und verbucht ist.

Da diese Zugangsdaten hier im Internet stehen, liegen Ihre Filemakerdateien samt Inhalt nun der ganzen Welt offen. Das muss nicht grundsätzlich ein Problem sein, solange die Dateien nicht auf einem Filemaker-Server mit geöffnetem Port auch gleich der ganzen Welt angeboten werden - die grösste Gefahr besteht vielmehr in versehentlichen Aenderungen von Leuten, die regulär mit der Datei arbeiten, aber dummerweise mit vollen Zugriffsrechten: also von Ihren Mitarbeitern - und von Ihnen selber.

Wie auch immer: Wenn Sie nicht wollen, dass alle Kinder dieser Erde mit Entwickler/modulo vollen Zugriff auf Ihre Filemakerdaten erhalten, müssen Sie entweder das Passwort ändern oder den Namen auch gleich. Denken Sie daran, dass es keinen Weg zurück in die Datei gibt, wenn Sie diese neuen Zugangsdaten verlieren sollten.

Leider helfen Ihnen die Skripts des Layouts Konten in diesem Fall nicht; sie müssen wohl oder übel jede Datei einzeln bearbeiten (Menu Datei/Verwaltung/Konten und Zugriffsrechte). Eine kleine Hilfe gibt es aber: Schliessen Sie zuerst alle Dateien, öffnen Sie danach die Datei Verwaltung mit vollen Zugriffsrechten, gehen Sie aufs Layout Konten und machen Sie irgend etwas mit normalen Konten: eines löschen, eines hinzufügen, bei einem das Passwort ändern. Das Skript öffnet dann alle anderen Dateien mit den eigenen Zugangsdaten, also auch mit vollem Zugriff. Im Menu Fenster/Fenster einblenden finden Sie sie.

Die ersten Einstellungen im Layout Global

Nachdem Sie mindestens ein Konto mit normalen Zugriffsrechten oder Leitbedienerrechten erstellt haben (und jetzt nicht mehr mit vollen Rechten arbeiten, sonst ziehe ich Ihnen die Ohren lang), gehen Sie in der Datei Verwaltung.fp7 ins Layout Global.

Hier hat es genau einen Datensatz für Ihren Firmenamen und andere zentralen Einstellungen. Sie stellen fest, dass alle Felder doppelt angelegt sind, immer eines links und eines rechts. Nur in den "Datenfeldern" auf der linken Seite werden die Daten dauerhaft gespeichert. Aber nur mit den Daten in den "Globalfeldern" rechts kann Petuschki dann arbeiten.

Geben sie Ihre Daten links ein klicken Sie dann oben rechts auf den Knopf aktualisieren, dann werden die Daten auf die rechte Seite kopiert. Nur wenn Sie ein Logo eingeklebt haben, müssen Sie möglicherweise noch Hand anlegen. Einige Tipps zu bestimmten Feldern:

Mandant: Das ist Ihr Name oder Ihre Firma
Logo: hier können Sie ein Bild importieren und es dann auf Ihren Brief- oder Rechnungslayouts darstellen.
Absenderadresse: das kommt auf Briefen und Rechnungen oben links unter dem Firmennamen hin.
Absenderort: wird für die Datumszeile (Ort und Datum) gebraucht.
Defaultwert Land: Der ISO-Codes des Landes, aus dem die meisten Adressen stammen, die Sie in die Adressverwaltung aufnehmen wollen. Der Wert wird dann als Vorgabe gesetzt, damit Sie ihn nicht dauernd neu tippen müssen.
Telefon, Fax, E-Mail, URL: wird ersetzt durch allfällige Einträge des jeweiligen Benutzers (dazu kommen wir nachher), geben Sie hier also keine Abteilungen und Direkwahlen und Funktionen und Namen von Personen an, sondern nur die Hauptnummern bzw. -adressen.
MWStNr: Ihre MWSt-Nummer, wenn Sie pflichtig sind, sonst "nicht pflichtig" stehen lassen.
Zahlungsverbindung: erscheint als Text unten auf der Rechnung, Sie können also auch einen Sermon wie "Alternative Bank Schweiz, IBAN CHxx xxxx xxxx xxxx x" schreiben.
Postkonto: kommt auf das A4-Papier mit rotem Einzahlungsschein, wenn Sie Rechnungen so ausdrucken. Haben Sie ein Bankkonto, schreiben Sie hier das Postkonto der Bank hin.
ESR-Konto: Ihre ESR-Teilnehmernummer bzw. die Ihrer Bank, wenn Sie Einzahlungsscheine mit Referenznummern bedrucken und verschicken wollen. Petsuchki ist für ESR und ESR+ in CHF eingerichet.
Teilnehmernummer Bank: Wenn Ihr ESR-System über eine Bank läuft, hat sie Ihnen eine Nummer zugeteilt, die kommt hierhin und bildet dann die ersten 6 Stellen der 27stelligen Referenznummer. Wenn Sie direkt bei der Postfinance sind, müssen Sie hier nichts eingeben.
ESRechnungsDruckArt: Ein Aufklappfeld mit vier Möglichkeiten zur Steuerung des Rechnungsdrucks. Sie stellen hier nur einen Vorgabewert ein. Jede neue Rechnung übernimmt diesen Wert, Sie können ihn dann aber bei jeder Rechnung noch anders einstellen.
Für die unterste Variante 99 brauchen Sie nichts als normales Papier. Für die anderen Varianten müssen Sie die entsprechenden Formulare nebst der Schrift OCR-B1 haben.
Währung der Fibu: Falls die die Fibu nutzen wollen, geben Sie hier an, in welcher Währung die Beträge gemeint sein werden. Die Angabe wird vom EZAG-Teil verwendet.
Geldkonto der Fibu: Das Kontonummer in der Finanzbuchhaltung für das Bank oder Postkonto, auf das Ihre Einzahlungsscheine lauten (siehe oben) bzw. auf das Ihre VESR-Eingänge dann gutgeschrieben werden - das Rechnungsteil von CLK-Petuschki will kann ja die Rechnungen und Zahlungseingänge auch verbuchen. Wenn Sie die Zahlungseingänge nicht von CLK-Petuschki verbuchen lassen wollen, geben Sie irgendeine Zahl ein.
Debitorenkonto: Das Fibukonto, auf das die Rechnungen und Zahlungen verbucht werden sollen, falls Sie mit dem Buchungsteil arbeiten wollen. Dann wird dieses Fibukonto von CLK-Petuschki bebucht. Wenn Sie dieses Konto nicht zusätzlich noch direkt bebuchen, sollte der Saldo immer dem Stand der offenen Rechnungen entsprechen.
Zahlungstoleranz: Wenn Sie mit ESR arbeiten und eine Datei mit erhaltenen Zahlungen von der Postfinance einlesen, bucht Petuschki kleine Differenzen automatisch aus, damit keine Rechnungen mit -0.02 Franken offen bleiben. Im Feld Zahlungstoleranz geben Sie den entpsrechenen Frankenbetrag ein, beispielsweise 0.05 für 5 Rappen.
Differenzkonto Fibu: Da aus jeder Zahlung eine Buchung wird bzw. werden kann, muss Petuschki wissen, auf welches Konto diese Differenzen gebucht werden sollen. Geben Sie ein Aufwand- oder Ertragskonto ihrer Fibu an. Wenn Sie mit dem Rechnungsteil arbeiten wollen, die Buchungen aber nicht brauchen, geben Sie einfach irgendeine Zahl ein.
Differenz-Kostenstelle der Fibu: Wenn Sie auch Kostenstellen haben, geben Sie hier diejenige an, auf der die oben erwähnten kleinen Differenzen jeweils belastet bzw. gutschrieben werden, und sonst schreiben Sie einfach irgend eine Zahl hin.
Buchungen erlaubt ab und bis: Den Zeitrahmen, in dem Ihre Fibu Buchungen aufzunehmen gewillt ist. Petuschki reklamiert dann, wenn jemand eine Rechnung ins abgeschlossene Vorjahr valutieren will.

Wer arbeitet hier? Das Layout Nutzer

Immer noch in der Datei Verwaltung.fp7 gehen Sie zum Layout Nutzer und finden Datensätze für den Entwickler sowie für jedes Benutzerkonto, das Sie vorher erstellt haben, wobei nur das Feld "Konto" ausgefüllt ist, und zwar mit dem Benutzernamen für die Datenbankanmeldung.

Mit den Angaben, die Sie hier machen können, werden die Absenderangaben in Briefen und Rechnungen ergänzt. Geben sie auf jeden Fall für jeden Benutzer den vollen Namen und soweit vorhanden und sinnvoll eine Funktion ein (sinnvoll insofern, als das dann eben oben links auf den Briefen steht, schreiben Sie also nur, was die Kundschaft auch lesen soll).

Wichtig: Die Felder, Telefon, Fax, Absenderort, Absenderadresse, E-Mail, und URL füllen Sie nur dann aus, wenn Sie von den Angaben im Layout Global abweichen! Wenn nämlich nichts steht, nimmt Petuschki automatisch den Wert aus der Globaltabelle.

Die Absenderzeile wird in 6-Punkt-Schrift über die Adresse gedruckt, so dass Sie in einem Couvertfenster noch sichtbar ist. Sie dient der DIE POST zur Retournierung von unzustellbarem Material; so brauchen Sie den Absender dann nicht extra auf das Couvert zu schreiben oder zu drucken. Halten Sie die Angabe möglichst kurz, es muss ja alles auf einer Zeile im Couvertfenster Platz haben. Wenn Sie das nicht haben wollen, lassen Sie das Feld einfach leer.

Feld Sig: Hier können Sie eine eingescannte Unterschrift hineinkopieren. Das ist praktisch, wenn Sie vom Computer aus direkt faxen können, dann kiegen Sie einen Fax mit Unterschrift, ohne dass Sie je etwas ausdrucken mussten. Wir arbeiten schliesslich am papierlosen Büro.

Nun sind Sie mit der Datei Verwaltung.fp7 fertig und startklar und können mit dem Modul Ihrer Wahl weiterfahren.

Der Rest der Verwaltung: Layouts Dateien, Tabellen und Datenherkunft

In den verbleibenden Layouts brauchen Sie nichts zu machen, und müssen nur weiterlesen, wenn die Datenbankstruktur Sie interessiert:

Layout Dateien

Zeigt die vorhandenen Dateien der Lösung und die zugehörigen Tabellen in einem Portal. Von jeder Tabelle ist angegeben, wie das Feld mit der Seriennummer heisst (falls vorhanden), und wozu sie dient.

Wenn Sie Petuschki umbauen, können Sie die Aenderungen hier nachführen, damit Sie und andere jederzeit die Uebersicht über die vorhandenen Dateien, Tabellen und ihren Zweck haben.

Layout Tabellen

Listenlayout mit allen Tabellen; die gleichen Angaben finden Sie im Layout Dateien aber besser.

Layout Datenherkunft

Eine Besonderheit: wenn das Adressmodul Adressen aus einem oder mehreren Primärsystemen bezieht, kann man die Namen der Quellen hier hinterlegen, und dazu eine E-Mail-Adresse für das Weitermelden von Adressänderungen. Näheres steht in der Anleitung zum Adressenteil.

Neue Versionen und das Elend mit den Updates

Wenn der Entwickler wieder mal ein paar Fehler ausgebügelt oder endlich mal etwas Neues eingebaut hat, kriegen Sie eine neue Version, und wenn die nicht von selber kommt, könnne Sie sie per Elektropost bestellen. Was tun damit?

Die neue Version enthält die neuen Funktionen, ihre Daten sind in der alten. Die Daten müssen also von der alten in die neue Version. Hier hilft Ablage/Datensätze importieren, man achte aber auf diverse Klippen:

Filemaker importiert nur die Ergebnismenge: wir müssen also dafür sorgen, dass in den alten Dateien in allen gewünschten Tabellen alle Datensätze aufgerufen sind. Jede Petuschki-Datei hat ein Skript namens Importvorbereitung, das dies besorgt.
Wir müssen alle erforderlichen Tabellen importieren, das sind mehr, als es sichtbare Layouts gibt. Das "Layout Dateien der Datei Verwaltung.fp7 zeigt sie. Importieren wir etwa Adressen und Briefe, brauchen wir auch die Tabelle Briefekreuz, die die beiden zusammenhält.
Die alten Daten hängen mit Seriennummern zusammen, die erhalten bleiben müssen. Die automatischen Eingabeoptionen müssen beim Import darum abgestellt sein.
Bei allen Tabellen mit Seriennummern muss die Seriennummervergabe in den Felddefinitionen neu eingestellt werden: In der neuen Version will Filemaker mit der Seriennummer 1 beginnen. Die gibt es aber schon, weil wir die alten Daten importiert haben. Wir müssen also herausfinden, was die höchste Seriennummer ist. Ist sie zum Beispiel 1000, müssen wir bei der Seriennummervergabe als nächste Nummer 1001 einstellen.

Das alles ziemlich öde und mühsam. Dafür gibt es doch Computer. Genauer Skripts:

automatische Uebernahme der alten Daten

Um ihre Daten sauber in die neue Version zu kriegen, gehen Sie wie folgt vor:

Machen Sie zuerst eine Datensicherung!
Ihre alten Dateien müssen alle im gleichen Ordner sein. Erstellen Sie in diesem Ordner einen Unterordner namens "alteDB". Der Ordner sieht nun so aus:
Oeffnen Sie die alte Datei Verwaltung.fp7, und werfen sie das Skript Importvorbereitung_alle an. Der Unterordner "alteDB" wird nun gefüllt, jetzt sieht es so aus:
Schliessen Sie den Ordner "alteDB" und löschen Sie mit der gebotenen Vorsicht ihre alten Dateien. Der Ordner enthält jetzt nur noch den Unterordner mit den eben erstellen "*_alt.fp7"-Dateien.
Packen Sie endlich die neue Version aus und legen sie die neuen Dateien in den Ordner, in dem vorher ihre alten Dateien waren.
Oeffnen Sie die (neue) Datei Verwaltung.fp7 und werfen Sie das Skript "ImportAusAllenAltenDB" an. Dieses Skript löscht alle allfällig vorhandenen Datensätze in der neuen Version, importiert darauf alle aus den alten und stellt die Seriennummervergabe neu ein.
Nun können Sie prüfen, ob es geklappt hat, und danach den Unterordner "alteDB" samt Inhalt löschen. Oder die alten Daten noch behalten, um selber geschriebene Skripts und Layouts in die neue Version hinüberzunehmen. Gerade wenn Sie die Funktion der Allzweckliste in der Datei Adressen.fp7 verwenden, werden Sie vermutlich eigene Layouts haben.

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