CLK-EZAG im Petuschki

elektronische Zahlungsaufträge für Post (EZAG) und Bank (DTA) mit Filemaker 8-10 erstellen

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Angenehmere Lektüre mit weniger langen Zeilen

Inhaltsverzeichnis

  1. Uebersicht
  2. DTA oder EZAG?
  3. Der Aufbau
  4. Arbeiten mit CLK-EZAG

Uebersicht

Was ist CLK-EZAG?

Eine Filemakerdatei für Filemaker 8-10 mit 8 Tabellen. Sie ist ein Teil der Filemakerlösung CLK-Petuschki und bezieht von dort die Adress- und die Verwaltungsdatei.

Was kann CLK-EZAG?

Was es nicht kann/Einschränkungen

Support

Wenn Sie mit einer unveränderten Version arbeiten und Probleme auftreten und diese Anleitung nicht weiterhilft, werde ich Rahmen meiner zeitlichen Möglichkeiten versuchen, Ihnen zu helfen. Schicken Sie mir dazu ein E-Mail, bitte ohne Dateianhänge und HTML-Formatierungen. Die Adresse steht auf der Kontaktseite.

Fragen Sie bitte nicht die Postfinance oder Ihre Bank nach CLK-EZAG; die Angestellten dort kennen Filemaker nicht oder höchstens zufällig. Hingegen nehme ich gern Rückmeldungen bzw. Reklamationen entgegen, wenn an den Dateien etwas faul sei sollte. Das betrifft insbesondere den DTA, da ich noch keine Stelle gefunden habe, die den zentral prüft, so dass jede Bank etwas anderes sagen kann.

Der Ablauf in Kürze

Sie möchten eine oder mehrere Zahlungen erfassen und im Yellownet (Post) einreichen bzw. ihrer Bank übermitteln. Das EZAG-Teil von Petuschki erstellt Ihnen eine Datei dafür. Dazu machen Sie folgendes:
  1. Im Layout Lastkonti mindstens einen Datensatz erstellen und das Konto eingeben, das belastet werden soll. Geben Sie unbedingt auch die Währung dieses Kontos und den Typ (EZAG bei Post-, DTA bei Bankkonti) an. Für den EZAG braucht es auch das Postkonto, dem allfällige Gebühren belastet werden sollen (im Zweifelsfall das gleiche Konto). Wenn Sie mit DTA arbeiten, geben Sie auch die Clearingnummer iher Bank an.
  2. Im Adresslayout nach der Zahlungsempfängerin suchen. Wen nötig in der Datei Adressen.fp7 von CLK-Petuschki neu erfassen.
  3. Wenn nötig mit dem roten Portal einen neuen Zahlungsweg zu dieser Adresse erstellen. Ein Zahlungsweg ist in der Regel ein Konto. Dazu müssen Sie beim Zahlungsweg die Art der Zahlung, das Zielland und die Vergütungswährung angeben.
  4. Aus dem roten Portal mit den Zahlungswegen mit dem blauen Skriptknopf eine neue Zahlung erstellen (oder eine vorhandene Zahlung aus dem blauen Portal anklicken und allenfalls kopieren).
  5. In den jeweiligen Zahlungslayouts Aufgabewährung, Betrag und Ausführungsdatum erfassen. Sie können da auch das Lastkonto noch ändern. Achten Sie auf Fehler- und Warnmeldungen: Zahlungen mit Fehlern werden nicht ausgeführt, Zahlungen mit Warnungen hingegen schon.
  6. Mit Befehl-3 (Skript Zahlungsliste) die noch unvearbeitenden Zahlungen anzeigen lassen. Mit einem Klick auf das Feld mit der Zahl der Fehler und Warnungen kommen Sie jeweils zur Zahlung zurück.
  7. Mit dem blauen Skriptknopf "EZAG erstellen" bzw. "DTA erstellen" in der Ecke oben rechts eben dies tun. Im folgenden Speichern-Unter-Dialog der Datei einen sinnvollen Namen und einen Speicherort geben, so dass Sie diese Datei später wieder finden.
  8. Die eben erstellte Datei im Yellownet bzw. E-Banking einreichen und dann löschen (Sie können sie natürlich auch herumliegenlassen und später den Humor Ihres Finanzinstituts testen, wenn Sie sie aus Versehen erneut einreichen).

DTA oder EZAG?

Zur Zeit haben die Zahlungsaufträge der Post und der Banken noch unterschiedliche Formate. Wenn Sie ein Postkonto haben, müssen Sie der Post einen EZAG geben. EZAG bedeutet elektronischer Zahlungsauftrag. Als Bankkunde müssen Sie hingegen einen DTA einreichen. DTA bedeutet Datenträgeraustausch; der Standard stammt aus der Zeit, als die Daten auf Magnetbändern herumgereicht wurden.

Sie können einen Zahlungsauftrag wahlweise in eine EZAG- oder eine DTA-Datei verwursten lassen. Allerdings muss das Lastkonto stimmen: Befehlen Sie die Erstellung eines DTA, nimmt CLK-EZAG nur diejenigen Zahlungen, bei denen als Lastkonto ein Bankkonto angegeben ist, während nur Zahlungen mit Postkonti als Lastkonto in einen EZAG gepackt werden. Wenn Sie beides brauchen, müssen Sie auf das Lastkonto achten. In der Regel werden Sie nur DTA- oder nur EZAG-Dateien erstellen wollen, so dass Sie auch nur einen Lastkontotyp haben, da kann gar nichts schiefgehen. Und wenn doch, teilt CLK-EZAG Ihnen das jeweils mit.

DTA als Stiefkind von CLK-EZAG

Wie der Name CLK-EZAG vermuten lässt, habe ich diese Lösung für die Erstellung von EZAGs geschrieben. Sowohl die Datei wie auch diese Anleitung erwecken den Eindruck, als gäbe es nur den EZAG. Das kommt daher, dass ich die DTA-Fabrikation erst viel später angehängt habe. Lassen Sie sich nicht davon beirren - mit einem Bankkonto als Lastkonto können Sie jede Zahlung in einen DTA packen, wenn es nicht gerade eine Bargeldanweisung ins Ausland ist. Bei DTA sollte ein Bankcheck daraus werden, aber nicht alle Banken akzeptieren solche Aufträge.

Was die Banken akzeptieren, ist eine Frage für sich. Ich habe noch keine zentrale Stelle gefunden, die meine DTA-Dateien prüft. Die Berner Kantonalbank hat mir nach einiger Bettelei mitgeteilt, aus meinem DTA könnten Zahlungen erstellt werden, wenn ich nicht grad mein Hypothekarkonto zum Belasten angäbe, und Bankchecks via DTA gehe nicht. Was das für die anderen Banken bedeutet, kann ich noch nicht abschätzen.

Wenn Sie Ihren ersten DTA einreichen, achten Sie darauf, ob er akzeptiert wird und ob die Zahlungen korrekt erstellt werden. Es ist sicher hilfreich, dazu ein spätes Ausführungdatum zu setzen, so dass Sie die Zahlungen ggf. in aller Ruhe noch löschen können. Und wenn die Bank reklamiert, reichen Sie das an mich weiter.

Der Aufbau

Für Zahlung aus einem Postkonto braucht es vier Teile:
  1. Ein Lastkonto: Das Konto, dem die Zahlungen belastet werden. Ueber dieses Konto müssen Sie natürlich verfügen können. Das Lastkonto müssen Sie normalerweise nur ein einziges Mal festlegen.
  2. Eine Empfängerin der Zahlung: Das ist hier ganz einfach eine Adresse aus dem Adressteil. Pro Zahlungsempfängerin müssen Sie dazu nur einmal eine Adresse erstellen, falls Sie nicht sowieso schon vorhanden ist.
  3. Einen Zahlungsweg: in der Regel eine Kontoverbindung. Eine Adresse kann mehrere Zahlungswege haben, zum Beispiel Konti in verschiedenen Währungen, oder ein ESR-Konto nebst einem normalen Konto. Die Angaben im Zahlungsweg ändern sich in der Regel zwischen zwei Zahlungen nicht. Meistens werden Sie pro Adresse nur einen Zahlungsweg haben.
  4. Die Zahlung selber; d.h. die Angaben, die sich mit jeder Zahlung ändern. Das sind Aufgabewährung, Betrag, Ausführungsdatum, Mitteilungen und - falls erwünscht - auch gleich die Kontierung. Eine Zahlung gehört immer zu genau einem Zahlungsweg. Ein Zahlungsweg kann beliebig viele Zahlungen haben.

Arbeiten mit dem CLK-EZAG

Zuerst müssen Sie überhaupt hinkommen: Entweder öffnen Sie die Datei EZAG.fp7 im Verzeichnis mit Ihren Petuschki-Dateien, oder sie klicken im Adressteil unten rechts den Link "zu den Zahlungen (EZAG)" an. In jedem Fall landen Sie auf dem Adresslayout von CLK-EZAG.

Darauf kommen wir gleich zurück, zuerst aber müssen Sie Ihr eigenes Postkonto zum Belasten eingeben, und das tun Sie im

Layout Lastkonti

Sie erreichen es wie im Filemaker üblich mit der Layoutauswahl in der Statusleiste (wo auch immer die sich neuerdings befindet) oder aus dem Adresslayout mit dem Link im Kasten ganz rechts.

Das Layout Lastkonti ist ein Listenlayout, für jedes Ihrer Postkonti erstellen Sie einen Datensatz und füllen die Felder ab:

Nachdem wir mindestens ein Lastkonto hinterlegt haben, kehren wir zurück zum

Layout Adressen

Hier können Sie keine Adressen eingeben, ändern oder löschen! Dieses Layout zeigt nur die Adressen des Adressteils von CLK-Petuschki. Sie haben hier also genau so viele Datensätze wie in Ihrer Adressdatei - es sind schlicht die gleichen.

Das Layout Adressen hat vier Teile:

Die Adresse

Oben grün haben wir links die kombinierte Adresse und rechts das Bemerkungsfeld dazu. Komibinert bedeutet, dass der Name einer allfälligen Gruppenmutter immer in der ersten Zeile erscheint.

Das hat zur Folge, dass Sie nur an Konti zahlen können, die auf die Gruppenmutter lauten, nicht an ein Gruppenmitglied privat. Wenn Sie es anders haben wollen, können Sie das EZAG-Teil natürlich entsprechend umbauen (lassen), den vollen Zugriff haben Sie ja.

In der Regel wird das keine Rolle spielen; und ESR-Zahlungen sind sowieso nicht davon betroffen, weil da nur die Zahlen auf die Reise gehen.

Die Zahlungswege

Mit dem Zahlungsweg legen Sie fest, auf welche Weise das Geld verschickt werden soll. Das können Kontonummern sein, aber auch die Anweisung, dass der Pöstler das Geld bringen soll. Für jede Adresse können Sie mehrere Zahlungswege erfassen, darum ist auf de Adressbild ein Portal angelegt. In diesem Portal sind die Zahlungswege nach dem Feld Kurzbeschreibung sortiert.

Neben der Kurzbeschreibung zeigt Ihnen das Portal an, was für eine Kontoverbindung erfasst wurde, und erlaubt mit zwei Skriptknöpfen, den Zahlungsweg zu ändern und eine neue Zahlung zu erstellen, die auf diesem Weg fliessen soll. Und natürlich haben Sie einen Knopf für die Erstellung eines neuen Zahlungswegs.

Lieblingslastkonto und Datum für neue Zahlungen

Der Kasten in der Mitte rechts zeigt, welches Lastkonto und welches Ausführungsdatum bei allen zukünftigen Zahlungen eingesetzt wird. Sie können diese Vorgabewerte hier ändern, aber auch bei jeder Zahlung selber.

Die Zahlungen

Wenn Sie frisch anfangen, steht hier noch gar nichts. Fahren Sie unten mit dem Layout ZahlungswegWahl weiter.

Das blaue Portal zuunterst zeigt alle Zahlungen, die für diese Adresse erfasst worden sind, egal über welchen Zahlungsweg. Das Portal ist so sortiert, dass die neuesten Zahlungen zuobert erscheinen und zeigt folgende Felder:

Das Layout ZahlungswegWahl

Wenn Sie einen neuen Zahlungsweg erstellen, gelangen Sie auf das Layout ZahlungswegWahl. Hier geben Sie an, wie und wohin das Geld jeweils an die jeweilige Empfängerin fliessen soll. Wenn Sie aus einem Postkonto zahlen, achten Sie unbedingt auf die Wahl der richtigen Vergütungswährung, das heisst der Währung, in der das Geld ankommen soll. Aber erst mal der Reihe nach:

Auf der zweiten Zeile fett gedruckt steht, für welche Empfängerin dieser Zahlungsweg gedacht ist. Dies haben Sie schon festgelegt, weil Sie den Zahlungsweg aus diesem Adressdatensatz erstellt haben, Sie können aber auch jetzt noch eine andere Adresse wählen. Denken Sie daran, dass das Konto auf den Namen in der Adresse bzw. den Namen der Gruppenmutter lauten muss, sonst wird die empfangende Bank einen Irrtum vermuten.

In der dritten Zeile können Sie Ihrem neuen Zahlungsweg einen Namen geben. Das ist besonders dann sinnvoll, wenn Sie zu einer Adresse mehr als einen Zahlungsweg erfassen. Im Portal auf dem Adresslayout werden die Zahlungswege nach diesem Namen sortiert, Sie können so also bestimmen, welcher Zahlungsweg zuoberst stehen bzw. Einsatz des Rollbalkens überhaupt sichtbar sein soll.

Darauf folgen vier Kästen mit den vier verschiedenen Möglichkeiten, einen Zahlungsweg festzulegen:

  1. Mit einer IBAN
  2. Mit einem Einzahlungsschein mit Referenznummer (ESR)
  3. Mit Eingabe des Landes, der Vergütungswährung und der Art des Kontos
  4. Mit einer händischen Auswahl aus den etwas technisch klingenden Transaktionsarten der DIE POST.

Mit der IBAN

Die International Bank Account Number IBAN ist eine grandiose Sache: sie enthält das Zielland, die Bank sowie die Kontonummer und identifiziert das Konto darum weltweit eindeutig mit einer einzigen Zahlenkette. Oder wenn Sie's deutsch statt datenbänklerisch wollen: es haben niemals zwei Bankkonti auf dieser Welt die gleiche IBAN.

Die IBAN hat zudem zwei Prüfziffern. Wenn Sie sich beim Eingeben verhacken, merkt Petuschki das in 99 von 100 Fällen, so dass eine Zahlung mit einer falschen IBAN gar nicht erst auf die Reise geht. Das bedeutet: IBAN sieht zwar lang und hässlich aus, ist aber einfach und sicher. Wenn Ihnen jemand seine IBAN angibt und dazu auch noch ein normales Konto mit Clearingnummer, Bankleitzahl, Filialnummer, Sorting Code, Postkonto der Bank und was der Hässlichkeiten mehr sind, nehmen Sie die IBAN und vergessen Sie den ganzen Rest. Oder fast den ganzen: ausländische Banken wollen leider zusätzlich noch den Bank Identifier Code BIC, auch als Swift-Adresse bekannt, obwohl die IBAN allein genügen würde. Das betrifft aber nur Auslandzahlungen.

Geben Sie die IBAN gleich im Layout ZahlungswegWahl ein und drücken dann rechts davon den Knopf "weiter". Als zeitsparender Tastaturjunkie können Sie natürlich auch mit der Tabulatortaste auf den Knopf springen und dann je nach Betriebssystem die Leerschlag- oder Entertaste drücken. Sie landen auf dem Einzelbild für IBAN-Zahlungen, wobei das bei Schweizer IBAN anders aussieht als bei ausländischen.

Mit einem Einzahlungsschein mit Referenznummer (ESR)

Wer in der Schweiz Rechnungen erhält, kennt die mittlerweile gut. Früher waren sie blau, heute orange. Zu erkennen sind Sie an der Kontonummer, die üblicherweise mit 01- anfängt (selten sieht man noch fünfstellige Uraltnummern ohne Bindestriche) und einer meist längeren Referenznummer oberhalb des Absenders.

Bei einer ESR-Zahlung heisst es jeweils, man solle keine Mitteilungen anbringen. Das liegt daran, dass nur die Zahlen selber übermittelt werden, d.h. die ESR-Kontonummer, die Referenznummer und natürlich der Betrag. Die Begünstigten erhalten dann eine Datei mit langen Zahlenreihen, die sie in Ihr Debitorensystem einlesen können. Das machen natürlich fast alle lieber als Belege abschreiben.

Beim Zahlungsweg speichern Sie nur die ESR-Kontonummer. Sie können zwar auch eine Referenznummer speichern, die dann bei der nächsten Zahlung eingesetzt wird. Sie müssen aber damit rechnen, dass die Referenznummer auf jedem Einzahlungsschein anders ist, weil die Rechnungssteller häufig die Rechnungsnummer da reintun.

Ohne IBAN und ohne ESR

Wenn Sie weder IBAN noch ESR haben, gehen Sie auf Variante 3 und legen Sie zuerst das Zielland fest!. Das ist nicht unbedingt das Land, in die Zahlungsempfängerin wohnt, sondern das, in dem deren Bank steht (was meistens das gleiche ist, das Offshoregeschäft einer grösseren Schweizer Bank ist ja neulich unter Druck geraten).

Wenn Sie das Land gewählt und eingegeben haben, schlägt Ihnen CLK-EZAG eine Vergütungswährung vor. Das ist beim EZAG die Währung, in der das Geld reisen und ankommen soll. Beachten Sie dabei, dass die Spesenfreiheit des SEPA-Systems nur für Eurozahlungen gilt. Und dass Sie generell einen guten Grund haben sollten, eine andere Währung als die Landeswährung der Empfängerin bzw. ihrer Bank zu nehmen. Wählen Sie Vergütungswährung darum sorgfältig und achten Sie auf Empfehlungen der Postfinance im Yellownet unter Services/Länder.

Beim DTA gibt es keine Vergütungswährung, machen Sie die gleiche Ueberlegung mit der Aufgabewährung.

Nach der Wahl des Landes entscheiden Sie sich für die Zahlung auf ein Postkonto, ein Bankkonto oder einer Bargeldanweisung und drücken Sie auf den entsprechenden Knopf. CLK-EZAG wählt dann die dafür vorgesehene Transaktionsart der DIE POST und führt Sie zum passenden Layout. Die DTA-Transaktionsart wird aus den Umständen abgeleitet und kann nicht direkt gewählt werden.

Wenn Sie keine Apparate mögen, die glauben, Ihnen das Denken abnehmen zu können (ich hasse moderne Kopierapparate auch), können Sie auf Variante 4 gehen und sich selbst eine Transaktionsart aussuchen. Es gibt sogar ein spezielles Layout, das die Transkationsarten aufzählt und etwas dazu sagt.

Alle vier Variante bringen Sie letztlich zu einem

Layout eines bestimmten Zahlungswegs

Diese Layouts sehen je nach Zahlungsweg leicht anders aus, haben aber die gleiche Struktur:

Das Layout für einen Zahlungsweg mit IBAN

Handelt es sich bei der IBAN um ein Schweizer Postkonto, erkennt CLK-EZAG das, entziffert es und schaltet zum entsprechenden Bild.

In allen anderen Fällen stellt CLK-EZAG fest, in welchem Land die Bank hockt, das steht schliesslich in den ersten beiden Stellen der IBAN, und schaltet zum entsprechenden Layout:

Mit der IBAN ins Inland
Handelt es sich um eine Schweizerische IBAN, die nicht einfach ein verkapptes Postkonto ist, landen Sie auf der Zahlung auf ein schweizerisches Bankkonto via Clearingnummer. Neben den üblichen Feldern haben Sie folgende: Zuunterst können Sie mit dem grünen Knopf zu den Adressen zurück. Und von dort aus eine erste Zahlung über diesen Weg starten.
Mit der IBAN ins Ausland
Bei einer ausländischen IBAN haben Sie fast das gleiche Layout für den Zahlungsweg wie bei einer inländischen; nur gibt es ein Feld "sonst andere Banknummer (BLZ & so) statt der Clearingnummer, und ohne Clearingnummer wird Ihnen auch Name und Adresse der Bank nicht automatisch eingesetzt. Die Postfinance verlangt mindestens den Namen der Bank. Die Adresse ist freiwillig, wenn Sie IBAN und BIC haben. Und die sollten Sie sowieso haben, weil die Zahlung sonst meist teurer wird. Auch hier: machen Sie diese Angaben zur Bedingung dafür, dass Sie etwas überweisen.

Das Layout für den Zahlungsweg mit ESR

Sobald Sie im Layout ZahlungswegWahl auf den abgebildeten Einzahlungsschein mit Referenznummer klicken, frag CLK-EZAG sie nach der ESR-Kontonummer. Wenn Sie eine dieser uralten fünfstelligen "ESR-Teilnehmernummern" ohne Bildestriche haben, müssen Sie das bestätigen - in diesem Fall funktioniert nämlich die Tippfehlerkontrolle mit der Prüfziffer nicht, weil es keine gibt.

Beim ESR gibt es nur eine Variante, nämlich Inland, und darum nur ein Layout für die Details. Es enthält folgende Felder:

Das Layout für den Zahlungsweg mit einem Postkonto

Davon gibt es zwei, je nachdem, ob es um ein Schweizer oder um ein ausländisches Postkonto geht. Achten Sie darum darauf, zuerst das Land zu bestimmen und erst dann auf den grauen Knopf für das Postkonto zu drücken. CLK-EZAG setzt als Land jeweils den Ländercode der Adresse ein.
Schweizer Postkonto
Das beginnt harmlos: nach dem Postkonto müssen Sie nur noch das Land und die Vergütungswährung festlegen, und das wird hier CH und CHF sein, oder eben die Währung, in auf die das Postkonto der Empfängerin lautet.

Schwierig wird es erst unten, wenn Sie den Knopf "weiter" drücken: das Postkonto könnte einer Bank gehören, und dann muss natürlich auch noch ein Bankkonto her, und natürlich auch der Name der Bank. Es könnte aber auch sein, dass das Postkonto der Empfängerin selber gehört.

CLK-EZAG versucht das zu erraten und vergleicht das Postkonto mit denen der Banken in der Clearingtabelle. Wird es fündig, führt es Sie zum Layout für die Eingabe des Bankkontos und setzt auch gleich die Bank ein. In allen anderen Fällen fragt es nach, ob das Postkonto eventuell einer Bank gehört. Sagen Sie darauf nichts als die Wahrheit und alles kommt gut.

Ausländisches Postkonto
Hier ist alles viel einfacher. Postkonto eingeben, Land und Vergütungswährung prüfen und fertig.

Layout für einen Zahlungsweg auf ein Bankkonto

Auch hier unterscheiden wir zwischen Inland und Ausland, zu beschreiben gibt es hier aber nicht viel: es sind die genau gleichen Layouts wie bei Zahlungen mit einer IBAN, nur dass Sie diesmal eben keine IBAN haben. Und wenn doch, können Sie die jetzt immer noch eingeben.

Layouts für den Zahlungsweg Bargeldanweisung

gibt es nicht. Land und Vergütungswährung wählen Sie auf dem Layout ZahlungswegWahl, die Adresse haben wir sowieso schon, und weiter gibt es hier nichts festzulegen - Sie müssen nur den Knopf drücken und so sagen, dass das ein Bargeldanweisung werden soll. Fragen Sie aber sicherheitshalber die Postfinance, was so etwas kostet!

Für Bankkunden: Für eine Bargeldanweisung ins Ausland nimmt CLK-EZAG die Transaktionsart 832 (Bankcheck, ein beliebtes Zahlungsmittel des vorvorletzten Jahrhunderts). Fragen Sie Ihre Bank vorher, ob sie das überhaupt auszuführen gewillt ist. Und wenn Ihre Bank BEKB heisst, kann ich es Ihnen gleich sagen: sie ist es nicht.

Die Layouts der Zahlungen

Sobald ein Zahlungsweg steht, können Sie eine oder mehrere Zahlungen dazu erfassen, und zwar vom Adresslayout aus: im Portal der Zahlungswege mit dem blauen Knopf "neue Zahlung auf diesem Weg", oder indem Sie unten rechts im Portal mit den schon vorhandenen Zahlungen eine bestehende Zahlung kopieren.

Wenn Sie auf dem Layout einer Zahlung stehen, können Sie mit Befehl-D bzw. dem Menueintrag Zahlungen/Zahlung kopieren ebenfalls eine neue Zahlung erstellen.

Das Layout einer Zahlung im einzelnen

Je nach Zahlungsweg sieht ein Layout anders aus; bei ESR-Zahlungen gibt es keine Mitteilungen, bei Auslandzahlungen kann man zusätzliche Instruktionen über Spesen und Dringlichkeit mitgeben. Ich beschreibe hier das Layout für eine Bankzahlung ins Ausland, da dies alles enthält, was vorkommen kann.
Der Aufbau
Ein Zahlungslayout besteht aus 4 Teilen, das sind von oben nach unten:
Die einzelnen Felder einer Zahlung
In der Tabulatorreihenfolge haben wir Bei anderen Zahlungswegen erscheinen nicht alle Felder, sondern nur das, was gerade nötig ist. Grundsätzlich anders sieht aber nur eines aus, nämlich das
Layout einer ESR-Zahlung
Anstelle der Mitteilungen haben Sie hier nur ein Feld für die Referenznummer. Genau so funktioniert die Sache auch: die Empfängerin erhält nur diese Nummer mitgeteilt, und nichts anderes - nicht einmal ihren Namen!

Im Normalfall haben Sie beim Zahlungsweg eine der heute üblichen ESR-Kontonummern eingegeben, die mit 01- anfangen und zwei Bindestriche enthalten. In diesem Fall haben Konto- und Referenznummern Prüfziffern, so dass Sie eine Reklamation erhalten, wenn Sie beim eingeben einen Fehler machen (ausser Sie haben sich ausgerechnet so präzis vertippt, dass die Prüfziffer trotzdem stimmt. Das die Prüfziffer einstellig ist, beträgt die Wahrscheinlichkeit hiefür 10%).

Im abnormen Fall, wenn Sie zum Beispiel mit Unternehmen wie Xerox zu tun haben, erhalten Sie statt einer normalen ESR-Nummer eine fünfstellige ESR-Teilnehmernummer aus längst vergangenen Giroblau-Zeiten - die DIE POST hat diese Fossilien bedauerlicherweise noch nicht einschläfern lassen. Diese Teilnehmernummer enthält keine Prüfziffer, und, schlimmer: die Referenznummer auch nicht. In diesem Fällen müssen Sie also vorsichtig sein mit Tippen. Auf dem Layout werden Sie in diesem Fall auch dazu aufgerufen.

Der Status der Zahlung

Da gibt es mehrere Möglichkeiten, die Sie nach Lust und Laune in der Werteliste "Status" auch noch erweitern können:
  1. "zu zahlen": das wird automatisch gesetzt und bedeutet, dass die Zahlung beim Erstellen der Zahlungliste berücksichtigt wird. Kurzum: die Zahlung wird bezahlt. Dafür ist sie schliesslich da.

    In diesem Status - und in keinem anderen - werden Ihnen Fehler und Warnungen angezeigt, denn Fehler und Warnungen beziehen sich ausschliesslich auf einen allfälligen Versuch, diese Zahlung in der Zukunft via EZAG oder DTA auszuführen.

  2. "abwarten": das können Sie von Hand setzen und so gerade verhindern, dass die Zahlung ausgeführt bzw. in einen EZAG oder DTA verwurstet wird. Mit einer solchen Zahlung passiert nichts, ausser das Sie gefunden wird, wenn Sie in der Zahlungsliste auf den Knopf "zurückgestellte" drücken.
  3. "verarbeitet": das bedeutet, dass CLK-EZAG diese Zahlung in einen EZAG oder DTA gepackt hat, so dass sie ausgeführt wurde oder zumindest hätte ausgeführt werden können. Folgerichtig ist die Zahlung nun gesperrt - sie können Sie zwar löschen, wenn Sie nicht daran erinnert werden wollen, was sie bezahlt haben, nicht aber verändern. Und damit auch nicht mehr den Status ändern. Oder fast nicht mehr.

    Wenn die Zahlung tatsächlich ausgeführt wurde, gibt es nichts mehr zu verändern - das wäre ja eine Verfälschung. Wurde sie nicht ausgeführt, ist es am einfachsten, die Zahlung zu duplizieren und dann die alte zu löschen - die neue Zahlung hat automatisch den Status "zu zahlen" erhalten.

  4. "LSV" wie Lastschriftverfahren: damit können Sie vermerken, dass dies keine auszuführende Zahlung ist, weil ihr Post- oder Bankkonto via LSV vom Empfänger belastet wird. Warum eine solche Zahlung überhaupt hier aufnehmen? Damit Sie die Rechnung gleich kontieren können, wenn sie kommt, und dann ein für allemal ablegen. Und bei der Kontobelastung dann die Zahlung zusammen mit allen anderen aus CLK-EZAG heraus verbuchen.
  5. "Kreditkarte": funktioniert wie LSV und dient dem gleichen Zweck: die Ausgabe dann zu kontieren, wenn sie angefallen und die Erinnerung noch frisch ist.

Fehler und Warnungen

Banken und Postfinance haben zu ihrem elektronischem Zahlungsangebot zahlreiche Regeln erlassen. Entspricht eine Zahlung diesen Regeln nicht, wird sie als fehlerhaft zurückgewiesen, und in der Statistik der DIE POST wird CLK-EZAG als unzuverlässige EZAG-Erstellerin geführt. Das will ich natürlch nicht. Und Sie wollen vermutlich keine EZAG-Dateien erstellen und übermitteln, wenn die Zahlung dann doch nicht klappt. CLK-EZAG versucht darum, die Probleme vorher zu erkennen, prüft die Zahlung auf Unstimmigkeiten, wenn Sie den Status "zu zahlen" oder "abwarten" hat, und meldet ggf. eben Fehler und Warnungen.

Auf den Zahlungslayouts werden die Fehler und Warnungen beschrieben, so dass Sie die Sache prüfen und korrigieren können. Im Adresslayout und in der Zahlungsliste steht jeweils die Zahl der Fehler und der Warnungen, so dass Sie Probleme gleich erkennen und sich die Zahlung vornehmen können.

Fehler
Fehler sind Verstösse gegen die Bedingungen der Postfinance oder der Banken, die dazu führen würden, dass die Zahlung gar nicht ausgeführt würde.
Eine Zahlung mit Fehlern wird nicht verarbeitet!
So lange eine Zahlung einen Fehler meldet, können Sie ihn also gar nicht in einen EZAG oder DTA packen. Ich will mich bei der DIE POST schliesslich nicht blamieren.

Beispiele von Fehlern sind: ein Ausführungsdatum, das schon vorbei ist, ein fehlendes Lastkonto, ein Betrag von 0 oder tiefer, eine nicht erlaubt Kombination von Währungen.

Warnungen
Warnungen sind Eingaben, die mir unplausibel erscheinen und eine Zahlung möglicherweise mit hohen Zusatzspesen belasten, aber vermutlich nicht zu einer Rückweisung durch die Postfinance führen.
Zahlungen mit Warnungen werden verarbeitet. Sie erhalten lediglich eine Rückfrage.
Warnungen gibt es beispielsweise, wenn der Betrag unter 1 liegt, oder wenn die Vergütungswährung nicht der Währung des Ziellandes entspricht.

Die Verbuchung: CLK-Fibu als Kreditorenbuchhaltung

Unten in den Layouts der Zahlungen haben Sie ein graues Portal, in das Sie Buchungssätze eingeben können. Wenn die Zahlung dann belastet wird, können Sie die zu den Zahlungen gehörenden Buchungen exportieren oder in die im Petuschki mitglieferte CLK-Fibu übertragen.

Die Idee dahinter ist die: wenn Sie die Zahlung erfassen, wissen Sie vermutlich, warum Sie das tun. Also können Sie auch gleich die Buchung vorbereiten und die Zahlung dann ablegen. Wenn die Zahlung dann funktioniert hat, können Sie die belasteten Zahlungen in der Zahlungsliste zusammenstellen, zu den zugehörigen Buchungen wechseln und die per Knopfdruck übernehmen. Was das alles schon wieder war, müssen Sie nicht neu erhirnen.

Optimistische Naturen können das auch schon tun, wenn Sie den Auftrag erst eingereicht haben. Dies wird allerdings schwierig, wenn Sie Zahlungen haben, bei denen die Aufgabewährung nicht Ihrer Kontowährung entspricht, weil Sie im Voraus nicht wissen, zu welchem Kurs die Sache belastet wird. In solchen Fällen müssten Sie halt noch den Betrag korrigieren.

Ob Sie nun auf das Postkonto oder erst mal auf ein Kreditorenkonto buchen: Legen Sie sich eine Methode zurecht: sie können die Buchungen beliebig oft exportieren bzw. in die Fibu übertragen, aber sinnvollerweise sollten Sie es nur einmal tun. Sie müssen also wissen, ob Sie eine Buchung nun schon übertragen haben oder nicht. Am einfachsten geht das dadurch, dass Sie es immer gleich machen, immer nach der Belastung des Auftrags auf Ihrem Postkonto zum Beispiel, oder immer nach dem Einreichen des Auftrags.

Wenn Sie jedoch die Buchungen immer sofort in der Fibu haben wollen, die Zahlungen aber erst später zusammenstellen und einreichen, müssen Sie die Buchungen beim Export kennzeichnen, zum Beispiel mit einem Zeitstempelfeld, das Sie beim Export abfüllen lassen.

Das Layout Zahlungsliste

ist natürlich ein Listenlayout mit den Zahlungen. Sie erreichen es über die Layoutauswahl oder mit dem Skript Zahlungsliste (Befehl-3). Das Skript wechselt nicht nur zur Zahlungsliste, sondern sucht auch die Zahlungen, die den Status "zu zahlen" haben. Es sucht alle Zahlungen mit dem Status "zu zahlen".

Von den Zahlungen werden Empfängerin, Aufgabewährung, Betrag, Lastkonto, Anzahl Fehler und Warnungen, der Status sowie ein drei verarbeitungstechnische Felder angezeigt. Die Felder mit der Zahl der Fehler und Warnungen sind zugleich Links: klicken Sie darauf, wechseln Sie zum Layout der Zahlung.

Zuunterst zählt ein Statistikfeld alle Beträge zusammen. Mit dem Resultat können Sie dann etwas anfangen, wenn alle Zahlungen der Liste die gleiche Aufgabewährung haben, ansonsten sagt diese Zahl überhaupt nichts aus. Für solche Fälle gibt es aber den Skriptknopf "mit Summen" oben links an zweiter Stelle: der zeigt die Summen pro Währung.

Genau geht das mit den verschiedenen Skriptknöpfen so:

EZAG erstellen

Der Skriptknopf in der Ecke rechts oben tut das, was diese Lösung eben soll: eine Textdatei mit einem oder mehreren elektronischen Zahlungsaufträgen EZAG erstellen, die Sie dann im Yellownet einreichen können.

Sie können starten, sobald Sie im Layout Zahlungsliste mindestens eine fehlerfreie Zahlung mit dem Status "zu zahlen" und einem Postkonto als Lastkonto haben. Natürlich können Sie auch sonst auf den Knopf drücken, dabei kommt aber nichts Gescheites heraus. Das Skript macht nämlich folgendes:

DTA erstellen

Für die DTA-Erstellung gibt es ebenfalls einen blauen Knopf rechts oben, der das gleiche macht wie oben beim EZAG beschrieben, wobei diesmal natürlich Zahlungen zu Lasten von Postkonti als ungeeignet verworfen werden.

Sollten die Zahlungen unterschiedliche Lastkonti mit unterschiedlichen Clearingnummern haben, müssen die entsprechenden DTA-Dateien logischerweise unterschiedlichen Banken eingereicht werden. In diesem Fall teilt CLK-EZAG Ihnen mit, dass es jetzt nur die Zahlungen für die erste Bank verarbeitet, und nennt Ihnen das Lastkonto. Die Zahlungen zu Lasten anderer Banken behalten den Status "zu zahlen" und sind so bereit für einen zweiten Durchgang.

Ist der DTA gut für die Bank?
Die Banken kennen ein Magnetbandformat und ein Diskettenformat, wobei die meisten nur das Diskettenformat haben wollen. CLK-EZAG erstellt auch nur das. Die Records (Zahlungen) sind mit einer Absatzmarke voneinander getrennt. Die einzelnen Segmente sind immer 128 Zeichen lang und haben kein Trennzeichen dazwischen.

Wenn die Bank damit nicht zufrieden ist, teilen Sie mir die Reklamation und den Namen der zuständigen Person mit! Oder sagen Sie der, sie möge sich bei mir melden.

Die übrigen Layouts

In der Layoutauswahl in der Statusliste finden Sie vier Layouts, die bisher nicht besprochen wurden:

Das Layout Transaktionsarten

zeigt die derzeit 8 Möglichkeiten der Geldüberweisung, die die Postfinance anbietet, mit den Namen der Layouts für die entsprechenden Zahlungswege und Zahlungen. Es hat auch ein Feld für Bemerkungen, in das Sie schreiben können. Ich empfehle Ihnen, die übrigen Felder in Ruhe zu lassen.

Das Layout Clearingliste

Die Liste der Schweizer Banken mit allen Filialen, Ihrer Clearingnummern und Postkonti. CLK-EZAG erkennt damit Postkonti von Banken und kann Namen und Adressen von Banken automatisch einsetzen, wenn eine Clearingnummer oder eine IBAN vorhanden ist.

Wenn Sie auf eine Clearinnummer stossen, die nicht vorhanden ist, können Sie diese mit einem neuen Datensatz anfügen. Und wenn Sie den Eindruck erhalten, die Liste sei hoffnungslos verlaltet - sie stammt vom Frühling 2009 - können Sie auch alle Datensätze löschen, im Internet nach einer aktuellen Liste suchen und diese importieren. Vorsichtige Naturen machen vorher eine Datensicherung.

Das Layout Buchungen

zeigt die Buchungen, die Sie im grauen Portal in den Zahlungen erfasst haben. Sie erreichen es auch mit dem Link aus der Zahlungsliste von hier aus können Sie den Uebertrag in die Fibu starten. Und vorher Kontierung, Texte und Beträge korrigieren.

Das Layout TestEZAG

Nimmt die einzelnen Records einer EZAG-Datei zur Analyse auseinander: Sie öffnen ihre EZAG-Datei mit ihrem liebsten Textverarbeiter und kopieren den ganzen Inhalt in die Zwischenablage. Danach gehen Sie zum Layout TestEZAG und klicken auf den einzigen Link "Importierter EZAG, Zeichen lang".

Das Skript löscht nun alle Datensätze, klebt den EZAG aus der Zwischenablage in das grosse Globalfeld oben und erstellt für jede 700-Zeichen-Einheit einen Datensatz. Aus diesen Datensätzen werden bestimmte Teile gelesen und in separaten Feldern dargestellt.

Sie brauchen das überhaupt nicht zum Arbeiten, ich hab's beim Entwickeln gebastelt und gefunden, ich könne es ja genau so gut drin lassen.

Viel Glück und Erfolg!

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