Angenehmere Lektüre mit weniger langen Zeilen!

Die Bibliothek von CLK-Petuschki - eine Gebrauchsanleitung

Die Bibliothek ist eine von den Adressen unabhängige Filemaker-Datenbank zum Erfassen von Büchern, den zugehörigen Verlagen und AutorInnen, zur Katalogisierung mit einer Genreliste und zur Verwaltung der Ausleihen und Reservationen. Sie ist nicht für den Massenbetrieb ausgebaut, aber zur Erfassung des eigenen Bestandes reicht es allemal.
Sie können diese Datei verwenden, wenn Sie das Programm Filemaker Pro in den Versionen 8, 8.5 oder 9 haben.

Der Aufbau

Die Datei Bibliothek.fp7 hat neun Tabellen, deren Name und Zweck im Layout Dateien der Datei Verwaltung.fp7 erklärt wird.

Die Layouts

Das Layout "Medien" zeigt ein einzelnes Medium bzw. Buch. Hier können Sie alle Angaben erfassen und ändern, sofern Sie die Berechtigung dazu haben. Mit Befehl-1 kommen Sie von überall her zu diesem Layout.
Das Layout Medienliste angezeigt, mit allen Medien, sortiert nach Thema, dann nach Titel.
Tastaturfans können dieses Layout in jeder Lebenslage mit Befehl-2 aufrufen.
Das Layout "AutorInnen" ist die Liste er erfassten Autorinnen und Autoren. Bevor Sie im Layout "Medien" jemanden mit einem Buch in Verbindung bringen können, muss der Name dieses Jemands hier stehen.
Das Layout "Verlage" funktioniert gleich wie das Layout "AutorInnen".
Das Layout "Genreliste" zeigt alle Begriffe, die Sie selber erfassen, um Bücher danach zu kategorisieren.
Das Layout "Adressen" zeigt die Datensätze der Adresstabelle, wobei man hier keine Adressen importieren, neu erfassen, duplizieren oder löschen kann; dazu haben wir ja die die Adressverwaltung.

Arbeiten mit der Bibliothek

Sie kommen weit, ohne eine Maus zu berühren. Tastaturkürzel stehen in den Menus, mit der Tabulatortasten bewegen Sie sich innerhalb eines Datensatzes (d.h. eines Buches, Autors, Verlags), mit Ctrl-Auf und Ctrl-Ab bewegen Sie sich zwischen den Datensätzen. Probieren Sie es auch, es spart viel Zeit!

Im Layout "Medien" können Sie Bücher erfassen, ändern und löschen. Im Layout AutorInnen können Sie dasselbe mit Autorinnen und Autoren tun. Bevor Sie etwas neu erfassen, stellen Sie zuerst fest, ob es nicht schon da ist, indem Sie danach suchen.

Neues Bücher aufnehmen

Wenn Sie systematisch vorgehen (reihelen?) wollen, können Sie zuerst alle Bücher durchgehen und nur die AutorInnen prüfen und ggf. neu erfassen, dann die Verlage, dann eventuell sogar die Genres, und dann erst die Bücher selber. Das hat den Vorteil, dass Sie nicht dauernd zwischen den Layouts Medien. AutorInnen, Genres und Verlagen hin und her schalten müssen, und dass die AutorInnen dann auch vorhanden sind, wenn Sie sie zuordnen wollen, und den Nachteil, dass Sie jedes Buch mehrmals in die Hand nehmen und dass diese Arbeitsweise etwas langweiliger ist.

Andernfalls arbeiten Sie direkt vom Layout "Medien" aus: Nach dem Titel suchen, wenn der noch nicht da ist, mit dem Menubefehl Medien/Neues Medium (oder Ctrl-N) einen neuen Datensatz erschaffen und die Felder ausfüllen. Zwischen den Felder springen Sie mit Tab und Shift-Tab herum, Mäuschenliebhaber können natürlich auch wild herumklicken:

Die Felder

Titel: Bitte genau eingeben, damit die Suche danach später nicht an unterschiedlicher Schreibweise scheitert. Sie können beliebig ausführlich sein und Untertitel oder bei Uebersetzungen Originaltitel anhängen; ein Filemakertextfeld bietet praktisch unendlich viel Platz. Es macht auch nichts, wenn der Text nicht ins angezeigte Feld passt, vorhanden ist er auch dann.
ISBN: Die ISBN- oder EAN-Nummer des Mediums. Falls es eine klassische ISBN-Nummer und kein EAN-Code ist, lassen Sie den ersten Teil leer.
Verlag: Im Idealfall haben Sie den Verlag schon mit seiner ISBN-Nummer erfasst, dann wird er Ihnen nun gleich vorgeschlagen. Wenn nicht, müssen Sie ins erste Feld klicken und den Verlag händisch auswählen. Ist er gar nicht da, wechseln Sie ins Layout Verlag und nehmen ihn auf. Ins Layout Verlag kommen Sie unter anderem mit Befehl-4 oder mit einem Klick auf das Wort Verlag links vom Feld.
Jahr: Erscheinungsjahr des Mediums.
Original: Titel der Originalausgabe bei Uebersetzungen.
Format/Typ/Sprache/Art: wählen Sie aus dem Aufklappfeld. Mit "Bearbeiten" können Sie die Werteliste dahinter verändern.
Zielgruppe: Hier können Sie ankreuzen, was Sie wollen.
Stichworte: Freies Textfeld für beliebige Stichworte zum Inhalt.
Bemerkungen: Freies Textfeld für beliebige Angaben zu diesem Medium. Schreiben Sie hier nur zum Inhalt und nichts über den Zustand, das gehört zum Exemplar (siehe unten).
AutorInnen/UebersetzerInnen/LeserInnen: hier können Sie pro Medium (Buch) beliebig viele beteiligte Personen erfassen. Es werden zwar nur vier Zeilen angezeigt, es hat aber rechts einen Scrollbalken.
Um eine Person hinzuzufügen, klicken Sie auf das erste Feld links, das mit der Zahl. Eine alphabetische Liste mit den bisher erfassten Personen klappt herunter, sie brauchen die nur noch auszuwählen. Tastaturtipp: tippen Sie schnell die Anfangsbuchstaben des Namens.
Fehlt die Person in der Liste, müssen Sie mit dem blauen Knopf oder Befehl-3 (Ctrl-3 unter Winbows) zur AutorInnenliste wechseln und die Person dort erfassen. Danach können Sie mit Befehl-1, dem entsprechend angeschriebenen gelben Knopf oder der Layoutanzeige im Statusbereich wieder zum Medieneinzelbild zurück und die Person nun aufnehmen.
Schlagworte: Hier können Sie dem Medium Schlagworte aus einer Liste vorgeben. Dazu muss das Schlagwort im Layout Schlagworte erfasst sein. Sie sind hier nicht so flexibel wie bei den Stichworten, können dafür nachher systematischer suchen.
Exemplare: hier geben Sie für jedes Exemplar des Mediums eine Zeile ein. Die Felder:
- Standorte (unter dem Wort "Exemplare", nicht speziell beschriftet): ein Ausklappfeld für die Standorte, basierend auf der Werteliste "Standorte". Sie brauchen Sie, wenn Ihre Medien an mehr als einem Ort herumstehen.
- Eigentum von: im kleineren vorderen Feld können Sie die Adressenummer der EigentümerIn angeben. Diese finden Sie im Layout Adressen. Dort können Sie übrigens mit dem grauen Knopf "Eigentümerin" unter "Vorgabewerte setzen" eine Adresse als Default-Eigentümerin vorbestimmen, sie wird dann bei allen neuen Exemplaren als Eigentümerin vorgeschlagen.
- Bemerkungen: eine Bemerkung zu diesem speziellen Exemplar (nicht zum Medium), zum Beispiel über den Zustand.

Mit dem blauen Knopf können Sie nun zum Exemplarbild wechseln und dort Reservationen oder Ausleihungen eintragen. Auch bei hier können Sie wie bei den EigentümerInnen mit Defaultwerten arbeiten.

Viel Glück und Erfolg!

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