Anleitung zu CLK-FIBU vollfett für Filemaker 10 und später

Das wichtigste vorweg

• Ersteinstieg: Benutzer "Akela", das Passwort bleibt leer. Im Layout Nutzer können Sie weitere Benutzer erfassen und Akela ein neues Passwort geben.
• Die vollfett Fibu unterstützt OCR-Lesegeräte. Aber wahrlich, ich sage Ihnen: kaufen sie keinen Stift!
• Hier gibt es Allgemeines zur CLK-Fibu
• Hier gibt es Allgemeines zur CLK-Fibu vollfett

Inhalt

1. Einrichten
   • Benutzerinnen und Passwörter oder wie kriege ich das Teil auf?
   • Der Bahnhof: erste Einstellungen
   • Die Struktur
   • Die Konti
   • Kostenstellen
2. Arbeiten mit der vollfetten Fibu
   • Buchungen erfassen
   • Saldobilanz
   • Kontoauszüge
   • Buchungsjournal
   • Buchungen korrigieren und löschen
   • Bilanz und Erfolgsrechnung
   • Abschluss
3. Buchungen importieren
   • Importfelder
   • Ablauf eines Imports
   • Import und MWSt
4. Buchungen exportieren
5. Mehrwertsteuer
   • MWSt-Codes
   • MWSt-Sätze
   • Vorgabewerte für die Konti
   • Pflichtvorgaben im Bahnhof
   • Buchungen mit MWSt
   • MWSt-Abrechnung
6. Kreditoren
   • Vorarbeiten
   • Rechnungen erfassen
   • Zahlungen auslösen
   • Zahlungen verbuchen
7. Posten
   • Konto vorbereiten
   • Abgleich beim Buchen
   • Abgleich hinterher
   • Abgleich löschen
8. Datenübernahme in neue Version

Einrichten

Benutzerverwaltung

Wie komme ich dahin?

Die Benutzerverwaltung für alle Petuschkidateien ist in der Datei FibuVollFett, und zwar im untersten Layout "Nutzer", das Sie mit der Layoutauswahl ansteuern können. Alternativ gehen Sie mit Befehl-1 zum Bahnhof, gehen auf den Reiter "Einrichten" und wählen den untersten Link BenutzerInnen einrichten".

Berechtigungen

• normal: erlaubt das normale Arbeit, nicht aber die Aenderung grundlegender Einstellungen, und auch keine Aenderung an Layouts, Wertelisten und Skripts. Diese Stufe empfiehlt sich für alle Personen, die mit der Datenbanklösung arbeiten, aber nicht für deren Unterhalt zuständig sind. Wenn Sie die Frage, ob es sinnvoll sein kann, wenn ein Mitarbeiter ein Layout löscht, nicht sofort und zweifelsfrei mit Nein beantworten können, ist der normale Zugriff die beste Wahl.
• Leitbediener: können in der Benutzerverwaltung neue Benutzerinnen erstellen, welche löschen sowie Passwörter ändern. Sie ausserdem Layouts, Wertelisten und Skripts erstellen und ändern. Sie können im Bahnhof und der Verwaltungsdatei die Einstellungen ändern. In der Fibu können sie den Abschluss buchen.
  Sie brauchen immer mindestens einen Leitbediener. Darum lässt sich Akela nicht löschen. Sie können aber sein Passwort ändern.
• Voller Zugriff: mit dem mitgelieferten Passwort kriegen Sie ausser der vollfetten Fibu alle Petuschki-Dateien mit dem Benutzernamen "Entwickler" auf, und wenn Sie die Variante mit Vollzugriff gekauft haben, auch die vollfette Fibu.
  Was Sie mit dem Vollzugriff machen (und anrichten) können, wissen Sie, und wenn Sie es nicht wissen, brauchen sie den Vollzugriff nicht.
  Achtung: Mit vollem Zugriff können Sie ein Konto löschen, das Buchungen aufweist, und Ihre Fibu somit schnell und sicher zerstören. Arbeiten Sie darum niemals mit vollem Zugriff! Wechseln Sie sofort zu Ihren normalen Zugriff zurück, wenn Sie mit der Aenderung der Datenbankdefinition oder des Skripts, für das sie den Vollzugriff benötigten, fertig sind. Zu Ihrer Erleichterung habe ich auf allen Layouts rechts oben einen freundlichen Knopf mit der Aufschrift "neu anmelden" platziert. Und daneben oder darunter den "Wer bin ich?", der Ihnen flüstert, unter welchem Benutzernamen und mit welcher Zugriffsart Sie augenblicklich unterwegs sind.

Benutzerinnen hinzufügen, ändern, löschen

Damit das funktioniert, sollten die Dateien dann jeweils gefunden und geöffnet werden können. Es ist drum sinnvoll, wenn die 7 Dateien im gleichen Verzeichnis bleiben und wenn Sie es sich verklemmen, Benutzernamen und Passwörter anders als über das hier beschriebene System zu vergeben.

Sie können Kontonamen und Berechtigungsstufen nicht direkt im Datensatz eingeben oder ändern, weil so keine Datei etwas davon erführe. Es geht darum alles über die drei Knöpfe für das Erstellen von neuen Benutzerinnen, für das Aendern des Passwortes und für das Löschen.

Es ist auch nicht möglich einen Kontonamen oder den Zugriff eines Kontos zu ändern. Sie müssen es löschen und ein neues erstellen. Mit den Knöpfen geht das ja rasch.

Es ist nicht möglich, Benutzer mit vollem Zugriff mit diesem System zu erstellen, das geht nur in jeder Datei für sich (diese Einschränkung kommt vom Haus Filemaker, bitte nicht bei mir reklamieren).

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Der Bahnhof

Sie als Leitbediener stellen jetzt mal ein paar grundlegende Dinge ein:

Reiter Arbeiten

Die übrigen Einstellungen sind erst dann interessant, wenn Sie Konten, Buchungen, und ggf. Kostenstellen haben. Dazu kommen wir später.

Reiter Einstellungen

• Im Feld Mandant geben Sie an, wessen Buchhaltung Sie hier führen.
• Der Name des Hauptfensters ist normalerweise der Dateiname. Sie können aber etwas anderes vorschreiben. Das ist dann interessant, wenn Sie verschiedene Mandanten haben und die am Fensternamen erkennen wollen.
• Der letzte Abschluss sagt, wann zum letzten Mal die Erfolgskonti auf 0 gestellt und deren Saldo auf ein Bilanzkonto übertragen wurden (das ist die Definition eines Abschlusses). Die vollfette Fibu erlaubt keine Buchungen an und vor diesem Datum mehr. Wenn Sie aber hinterher etwas ändern wollen, können Sie dieses Datum manipulieren, und dann die Abschlussbuchung löschen.
• In den beiden folgenden Datumsfelder können Sie als Leitbediener festlegen, was für Datumseingaben beim Erfassen der Buchungen akzeptiert werden soll. Buchungen ausserhalb dieses Bereiches können weder erfasst, noch korrigiert, noch gelöscht werden.
  Ich empfehle Ihnen, jeweils ein Zeitfenster von 6 Monaten freizugeben, weil die beim Jahreswechsel ständig drohende Gefahr der Verwechslung der Jahreszahl abgefangen wird. Ausserdem ist es natürlich sinnvoll, Buchungen in einem Quartal, dessen MWSt-Abrechnung erfolgt ist, nicht mehr zuzulassen.
• Auf welches Bilanzkonto der Erfolg verbucht werden soll, können Sie erst festlegen, wenn Sie Konten erfasst haben. Dazu kommen wir noch.

Reiter MWSt, Kreditoren, NeueVersion

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Die Struktur

Strukturen sind Gruppen von Konti, die in der Bilanz oder Erfolgsrechnung mit Zwischensumme dargestellt werden. Jedes Konto gehört einer Gruppe an, eine Gruppe kann beliebig viele Konten aufnehmen.

Im Urzustand sind 7 Gruppen vorgegeben. Es ist die Unterteilung, die in den meisten Finanzbuchhaltungen üblich ist Sie können diese ohne Weiteres umtaufen, löschen und ergänzen. Brauchen werden Sie mindestens 4 Gruppen: nämlich je eine für die Klassen Aktiven, Passiven, Aufwand und Ertrag, weil sie nur über die Gruppe ein Konto dort verorten können.

Wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie das komplett verstanden haben, lassen Sie die Vorgabe stehen. Aendern können Sie nachher immer noch.

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Konti

Konti von Hand erfassen

Das Feld Aktiv kann auf 0 oder 1 gestellt werden, 0 bedeutet nicht aktiv. Das bedeutet, dass das Konto vorhanden ist und bleiben muss, weil es Buchungen darauf gibt, dass Sie aber jetzt nichts mehr darauf buchen können.

Die Felder Abgl. und Vorgabe MWSt-Code können ignorieren, bis Sie sich mit Mehrwertsteuer und Posten zu befassen beginnen.

Konti ändern

Aus dem gleichen Grund können erlaubt Ihnen die Fibu das Löschen eines Kontos nur dann, wenn es nicht bebucht ist.

Diese elementaren Schutzmechanismen sind ausser Kraft, wenn Sie mit vollen Zugriffsrechten arbeiten. Machen Sie das auf keinen Fall! Ich tu es selber auch nicht. Volle Zugriffsrechte sind für Basteleien an den Datenbankdefinitionen und nicht für die praktische Arbeit.

Konti importieren

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Kostenstellen

Für das Aufsetzen, Aendern und Löschen gilt das gleiche wie oben bei den Konti beschrieben.

Im Bahnhof können Sie festlegen, ob Buchungen auf ein Erfolgskonto zwingend eine Kostenstelle erhalten müssen oder nicht. Wenn Sie ja sagen, stellen Sie eine lückenlose Kostenkontierung sicher.

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Arbeiten mit der vollfetten Fibu

Die verarbeitete Buchung - eine Definition

Bei dieser Verbuchung werden die MWSt auf den vorgesehenen Konti entsorgt und die Betragsfelder gefüllt.

Eine unverarbeitete Buchung ist also erfasst, aber noch nicht verarbeitet, und hat darum im Journal keinen Betrag. Mit diesem Wissen können Sie getrost das nächste Kapitel angehen.

Buchungen erfassen und verarbeiten

Im Register "Arbeiten" des Bahnhofs (wo sonst) finden wir links oben den Link "Buchungen erfassen". Ein Klick darauf führt zur Erfassungsmaske für einfache (naja) Buchungen und sucht nach unverarbeiteten Buchungen. Je nachdem, ob jemand, zum Beispiel Sie, beim letzten Mal Buchungen erfasst, aber nicht verbucht hat, haben Sie etwas in der Ergebnismenge, sonst haben wir 0.

Wir sind nun im Layout ErfassungFibu haben idealerweise eine Ergebnismenge von 0. Eine Buchung ist ein Datensatz - eine neue Buchung erhalten Sie folglich mit Befehl-N bzw. dem Menü Datensätze/neuer Datensatz. Nun können Sie mit dem Tabulator durch die Felder, bis Sie auf dem Knopf "buchen" landen; die Chose ist hoffentlich selbsterklärend, und wenn Sie Glück haben, müssen Sie nicht mal die Maus anfassen (den Knopf können Sie mit der Leertaste auslösen, sobald Sie mit dem Tabulator draufgekommen sind). Felder, auf die Sie mit dem Tabulator nicht kommen, brauchen Sie auch nicht.

Probieren Sie aber unbedingt die Möglichkeit aus, in den Betragsfeldern Berechnungen einzugeben, 47.75+12.80 zum Beispiel: der Filemaker rechnet das für Sie aus. Sie brauchen nicht mal ein Gleichheitszeichen oder sonst eine Schikane davor zu setzen.

Im Idealfall brauchen Sie keine weitere Erklärung zu lesen und können zum nächsten Kapitel hüpfen. Bei Bedarf können Sie immer noch die Beschreibung der Funktion lesen, die geht so:

Statt Soll und Haben haben wir eine Hauptbuchung und Gegenbuchungen. Die Gegenbuchungen stecken unten in einem Portal; Sie sehen in der Grundeinstellung 3 Zeilen, wenn Sie das Fenster grösser machen, kommen mehr dazu (wie viele hängt von Ihrer Bildschirmgrösse ab.).

Eine Buchung ist eine Kombination von einer Hauptbuchung und mindestens einer Gegenbuchung, wobei die Beträge natürlich aufgehen müssen. Eine Buchung ist hier ein Eintrag auf nur ein Konto, darum braucht es auch mindestens eine zweite, d.h. mindestens eine Gegenbuchung, damit die Sache aufgehen kann.

Sowohl in der Haupt- wie auch in der Gegenbuchung können Sie die Beträge auf der Soll- oder auf der Habenseite setzen (oder auf beide, wenn Sie dafür irgend eine sinnvolle Anwendung sehen). Ein negativer Betrag im Soll entspricht einem positiven Betrag im Haben und umbekehrt - Soll- und Habenfelder gibt es nur hier in der Erfassung, im Journal gibt es dann genau ein Betragsfeld, und da ist Soll positiv und Haben negativ.

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• Datum: Es muss im erlaubten Buchungszeitraum und nach dem letzten Abschluss liegen - beides können Sie im Register "Einstellungen" des Bahnhofs einstellen. Buchungen ohne Datum sind nicht erlaubt. Die Gegenbuchungen erhalten immer das gleiche Datum wie die Hauptbuchung (Soll und Haben in verschiedenen Geschäftsperioden wäre auch irgendwie unkoscher).
• Das Belegfeld können Sie beliebig ausfüllen oder leer lassen, es hat keine Funktion in der Buchhaltung, sondern soll lediglich Ihnen helfen, einen allfällig existierenden Beleg zu dieser Buchung wiederzufinden. Ich schreibe einfach PC hin, wenn ich eine Buchung des Postkontos erfasse.
• Konto: ein Aufklappfeld zeigt Ihnen die aktiven Konti. Wenn Sie ein Konto wählen, das für die Erfassung von Kreditoren oder sonst für die Erfassung von Posten vorgesehen ist, werden Sie auf ein anderes Layout umgeleitet, aber dafür sind wir hier noch im falschen Kapitel.
• KSt: präsentiert Ihnen Ihre aktiven Kostenstellen. Im Register "Einrichten" des Bahnhofs können Sie verlangen, dass Petuschki bei der Buchung auf ein Erfolgskonto auf einer Kostenkontierung besteht und die Verarbeitung der Buchung verweigert, so lange sie fehlt. Umgekehrt können Sie in den Layoutmodus gehen und das Feld KSt in der Haupt- und Gegenbuchung aus der Tabulatorfolge herausnehmen oder löschen, wenn Sie ohne Kostenstellen arbeiten.
• MWSt-Code: Lässt Sie einen Ihrer MWSt-Codes wählen. Wenn Sie in den Konti einen Code vorgegeben haben, kommt der Ihnen automatisch, Sie können ihn dann immer noch ändern. Je nach Einstellung im Register MWSt im Bahnhof besteht das Petuschki auf einem MWSt-Code bei Ertragskonti, oder gar auf einem ganz bestimmten.
  Auch hier: wenn Sie nicht MWSt-pflichtig sind, können Sie das Feld aus der Tabulatorfolge herausnehmen oder löschen. Wozu die Anwenderinnen mit überflüssigen Feldern verwirren?
• MWSt-Satz: hier können Sie nichts eingeben, es wird der MWSt-Satz angezeigt, der am Buchungsdatum für den von Ihnen gewählten MWSt-Code gilt, und mit dem wird auch gerechnet. Sie dazu müssen ein Datum eingegeben haben (eine Buchung ohne Datum würde sowieso nicht verarbeitet).
  Das Petuschki geht davon aus, dass der Betrag inkl. MWSt gemeint ist. Wenn Sie irgendetwas anderes/ungewöhnliches buchen müssen, eine hauptsächlich aus MWSt bestehende Zollrechnung etwa, verzichten Sie am besten auf den MWSt-Code und bebuchen eines der beiden Vorsteuerkonti direkt.
• Betrag Soll und Betrag Haben: Je nachdem, wo Sie den Betrag eintragen, wird die Zeile zu einer Soll- oder einer Habenbuchung.
  Wenn Sie in den Gegenbuchungen auf diese Felder tabben, füllt das Petuschki sie für Sie aus, und zwar genau mit dem Betrag, der noch fehlt, damit die Chose aufgeht. Sie können bei Bedarf natürlich wieder ändern.
• Nettobetrag und MWSt-Betrag: keine Eingabe, wird aus dem MWSt-Satz errechnet. Die Resultate stehen nach der Verarbeitung im Buchungsjournal.
• Fehler: keine Eingabe. Petuschki sagt, wie viele Gründe es hat, die Verarbeitung dieser Buchung zu verweigern. Zeigen Sie mit der Maus darauf, nennt es die Gründe auch noch.
• Text: ein beliebiger und beliebig langer Text. Sie können 2 GB eingeben. Da aber Layouts und Ausdrucke mit Beschränkungen bei der Breite von Papier und Bildschirm zu kämpfen haben, möchte ich Ihnen empfehlen, sich etwas kürzer zu fassen.
  Wenn der Text der Gegenbuchung leer ist, erhält sie den gleichen Text wie die Hauptbuchung.
• Gesamter Buchungsbetrag (keine Eingabe): Summe der Nettobeträge der Hauptbuchung uns aller Gegenbuchungen. Bevor Sie die Buchung verarbeiten können, muss hier 0 stehen.

Die Buchungstaste bewirkt folgendes:

• Enthält eine Zeile einen MWSt-Betrag, wird eine zusätzliche Zeile für die Buchung dieses MWSt-Betrags auf das Vor- oder Liefersteuerkonto geschrieben. Der MWSt-Betrag kommt ins Betragsfeld.
• Bei der Buchung selber kommt der Nettobetrag ins Betragsfeld.
• Die Buchung wird aus der Ergebnismenge herausgenommen, ist nun aber mit Betrag im Journal sichtbar, das rechts unten am Bildschirm angezeigt wird.
• Sie erhalten eine neue, leere Buchungsmaske und können mit Ctrl-N die nächsten Buchung erstellen.

Taste "alles buchen"

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Die Saldobilanz

Bevor Sie sich darauf stürzen, empfehle ich Ihnen, noch im Bahnhof die Daten in den Feldern "Buchungen von" und Buchungen "bis" zu prüfen: Sie bestimmen, ob und was für Saldi zusätzlich zu den aktuellen Saldi angezeigt werden sollen.

Die Saldobilanz bringt Ihnen nämlich 3 Kolonnen: Die aktuellen (bzw. die per 31.12.3999, denn spätere Buchungen werden sie nicht haben, und wenn doch, wird der Filemaker sie nicht fressen), und von den zwei Perioden, die sie bestimmen können. Wenn Sie nur die aktuellen Saldi brauchen, löschen Sie am besten alle 4 Felder, dann verschwendet der Filemaker nämlich keine Zeit damit, Saldi zu berechnen, die sie gar nicht wissen wollen. Und wenn sie überhaupt keine Kontensaldi brauchen, sondern nur die Kontenliste als solche, nehmen den Link "Konti" im Register Arbeiten oder im Register Einrichten.

Das Feld "Buchungen von" betrifft nur die Berechnung der Saldi der Erfolgskonti. Sie können zum Beispiel links den einen Monat und rechts ein Jahr anzeigen lassen. Oder links das aktuelle Jahr und rechts das Vorjahr.

Für die Saldi der Bilanzkonti spielt es keine Rolle, was im Feld "Buchungen von" etwas steht. Es werden alle Buchungen bis und mit dem Bis-Datum berücksichtigt.

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Kontoauszüge

Datum und Konti wählen

Oben haben Sie zwei Felder für die Datumseingrenzung, unten drei Möglichkeiten zur Wahl der Konti, deren Auszüge sie ansehen wollen. Sie haben drei Möglichkeiten; jede bringt Sie an den Schluss der gewählten Kontoauszüge, ggf. müssen Sie danach nach oben Scrollen.

1. Der erste Tabulator bringt Sie zum grossen weissen Textfeld links oben. Hier tippen Sie die gewünschte Kontonummer ein. Wollen Sie die Auszüge mehrerer Konti, unterteilen Sie die Eingabe mit der Zeilenschalt- oder Wagenrücklauftaste, also derjenigen Tate, die von Leuten, die sich mit Filemaker nicht so gut auskennen wie Sie, dauernd mit der Entertaste verwechselt wird.
   Ein weiterer Anschlag auf die Tabulatortaste bringt Sie auf den Link "Los!", den Sie mit der Leerschlagtaste auslösen.
2. Der Nachteil der Expressvariante ist natürlich, dass Sie die Nummer des Kontos schon wissen müssen. Wenn das nicht der Fall ist, geben tabben Sie weiter zum kleineren weissen Feld rechts und erhalten eine Werteliste mit den aktiven Konti. Nun können Sie ihr Konto aussuchen - aber nur eines.
3. Mehre Konti auswählen, ohne dass Sie deren Nummer auswendig wissen müssen, geht mit der gemächlichen (weil mausbetriebenen) Variante 3: Sie klicken unten links eine oder mehrere Gruppen an, worauf Sie auf der rechten Seite die zugehörigen Konten zu sehen bekommen und nun darin herumkreuzen können. Danach klicken Sie auf einen beliebigen "Los!"-Link.
   Die Links "alle" und "leeren" beziehen sich auf die Gruppen, nicht auf die Konti.

Sie können die drei Varianten natürlich auch kombinieren und Variante 3 als Spickzettel fürs Eintippen der Kontonummern nach Variante 1 nutzen.

Der Kontoauszug im Auge des Betrachters

Die Sache kann aber auch darum unvollständig sein, weil eines oder mehrere Konti, die sie gewählt haben, keine Buchungen im von Ihnen gewählten Zeitabschnitt haben. Diese Konti gehen sang- und klanglos unter, weil es nichts anzuzeigen gibt. Das Petuschki informiert sie nur dann, wenn kein einziges gewählten Konti eine Buchung hat. Das bedeutet leider, dass ein Kontoauszug mehrerer Konti keine Saldobilanz ersetzt - ein Bilanzkonto kann jahrelang keinen Buchung haben, aber einen alten Saldo.

Zur Darstellung des Kontoauszugs:

• Wenn Sie mit der Maus auf die Felder Text oder GegenKto zeigen, verrät Ihnen eine Schnellinfo den ganzen Inhalt. Sie können auch hinein klicken; solange Sie nicht so bl^^^ unvorsichtig sind, mit vollen Zugriffsrechten zu arbeiten, können Sie nichts kaputt machen.
• Beträge: plus gleich Soll, minus gleich Haben. Dies hat zwar den Nachteil, dass Nichtbuchhalter verwirrt werden, aber wenn wir versuchen, die Werte auf Soll und Haben umzudeuten, hat dies einzig zur Folge, dass am Schluss die Buchhalter selbst nicht mehr wissen, wie ein Betrag zu deuten ist. Plus = Soll und Minus = Haben ist dagegen einfach und sicher.
• Fehlt ein Betrag, ist die entsprechende Buchung noch nicht verarbeitet. Ein Klick auf das Informationssymbol rechts des Betragfeldes bringt Sie zur passendes Erfassungsmaske.
• Ist der Betrag vorhanden, die Buchung also verarbeitet, bringt Sie das i-Symbol dagegen auf ein Informationslayout, das Ihnen jeden Aspekt der Buchung schamlos enthüllt, und Ihnen auch noch ermöglicht, daran herumzumanipulieren oder die Buchung zu löschen, wir sind ja glücklicherweise nicht in Deutschland.
• Im Feld GegenKto steht die Kontonummer der Hauptbuchung, wenn die Zeile als Gegenbuchung erfasst wurde. Bei einer Hauptbuchung stehen die Kontonummern sämtlicher Gegenbuchungen in diesem Feld. Es kann zwar nur die erste angezeigt werden, sie erkennen aber an den drei Pünktchen am Ende, dass da noch mehr ist. Sie fördern das zu Tage, wenn Sie mit der Maus auf das Feld zeigen oder brachial hinein klicken.

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Buchungsjournale

Es gibt vier Listenlayouts mit Buchungsjournalen. Sie zeigen alle die gleichen Datensätze, aber mit unterschiedlichen Feldern:

• Das Standardjournal legt Wert auf Konti und Kostenstellen der Gegenkostenstellen
• Das Postenjournal zeigt die Adressnummern und dazugehörigen Adressen in Kurzform, und den offenen Betrag.
• Das MWSt-Journal zeigt MWSt-Code, MWSt-Satz, MWSt-Betrag, und ob es sich bei der Buchung um eine MWSt-Buchung handelt, d.h. um die Buchung der Vor- oder Liefersteuer auf das entsprechende Bilanzkonto.
• Das Kreditorenjournal ähnelt dem Postenjournal, es zeigt zusätzlich das Fälligkeitsdatum einer allfälligen erfassten Zahlung im CLK-EZAG, und enthält Schaltflächen, mit denen zu einer Rechnung oder allen Rechnungen der Ergebnismenge eine Zahlung gebucht werden kann.

Mit den Links im Kopfbereich können Sie zwischen den Journalen wechseln, die Datensätze bleiben die gleichen, ausser wenn Sie auf das Kreditorenjournal gehen: es sucht Buchungen auf das Systemkreditorenkonto, die vorherige Ergebnismenge ist dann weg.

Im Journal können Sie Buchungen mit den normalen Filemakerbefehlen suchen. Ein Tipp: In einem Datumsfeld können Sie auch nur eine Jahrzahl eingeben, zum Beispiel 2011 oder 2011 für alle Buchungen bis 31.12.2010. Auch Monate sind möglich, wenn Sie es über sich bringen, die amerikanisch zu formulieren: 2/2011 bringt alles vom Februar 2011.

Das Buchungsjournal ist der ideale Ort zum Exportieren von Buchungen.

Buchungen korrigieren und löschen

Falls ich es noch nicht gesagt haben sollte: arbeiten Sie niemals mit vollen Zugriffsrechten!

Wann können wir was löschen

• ihr Datum nach dem letzten Abschluss liegt - Ich gehe davon aus, dass eine abgeschlossene Periode eben abgeschlossen und revidiert ist und eine Aenderung weder sinnvoll noch erwünscht sein kann. Wenn Sie es besser wissen - und beispielsweise nur den Text korrigieren wollen - können Sie im Register "Einstellungen" des Bahnhofs das Datum des letzten Abschlusses ändern oder löschen. Vergessen Sie bloss nicht, es nachher wieder zu berichtigen.
• ihr Datum im für Buchungen freigegebenen Zeitfenster liegt. Auch dieses wird im Register "Einstellungen" des Bahnhofs festgelegt und kann von Leitbedienern geändert werden.

Auf diesem Layout nicht ändern können Sie den Betrag. Das ist aber nicht weiter tragisch, der Link "Buchungen löschen mit Neuerfassung" bringt Sie zum Erfassungslayout, und alles steht schon da und wartet auf die Korrektur.

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Bilanz und Erfolgsrechnung

• Sie sehen den Saldo der Buchungen der beiden Perioden (ER) bzw. Stichtage (Bilanz), die Sie gewählt haben. In der Saldobilanz wird der aktuelle Saldo immer auch angezeigt.
• In der Bilanz und ER erscheinen nur Konti, die in der einen oder anderen Periode einen Saldo haben.

Unten an der Erfolgsrechnung ist ein Druckknopf für den Abschluss, der gleich im nächsten Kapitel drankommt.

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Der Abschluss

Beim Abschluss werden die Saldi der Erfolgskonti werden auf ein Bilanzkonto übertragen. Die Erfolgskonti stehen danach alle auf 0. Das Eigenkapital ist danach um den Erfolg grösser oder kleiner.

• Sie stellen sicher, dass Sie mit der Periode fertig sind, und prüfen, ob die Erfolgsrechnung stimm.
• Sie merken Sich das Bilanzkonto, auf das der Erfolg gebucht werden soll. Es steckt normalerweise im Eigenkapital und trägt Namen wie "Reserve", "erarbeitetes Eigenkapital", "Verlustvortrag" oder ähnlich.
• Sie erstellen die Erfolgsrechnung und drücken unten auf den Knopf.
• Das Skript fragt Sie nach dem Abschlussdatum und dem Bilanzkonto für die Erfolgsverbuchung. Wenn Sie unsicher sind, brechen Sie ab.
• Das Skript erstellt eine Buchung mit dem Bilanzkonto oben in der Hauptbuchungszeile und den Erfolgskonti unten als Gegenbuchungen. Es ist eine Buchung wie jede anderen, die Sie ändern, verarbeiten oder auch wieder löschen können.
• Das Skript setzt im Register Einstellungen des Bahnhofs das Datum des letzten Abschlusses auf das Datum, das Sie vorher gesetzt haben. Ausserdem setzt es den Zeitraum für die erlaubten Buchungen auf die ersten 6 Monate nach dem Abschlussdatum. Leitbediener können diese Werte ändern. Beachten Sie aber, dass
  • Ihre Buchhaltungsdaten zu Schrott werden, wenn zuerst abschliessen und dann in die abgeschlossene Periode hinein buchen, ohne den Abschluss zu korrigieren
  • der Schutz vor dieser Schrottproduktion nur dann funktioniert, wenn Sie mit Leitbediener- oder normalen Rechten unterwegs sind und nicht, wenn Sie mit vollen Zugriffsrechten buchen, weshalb sie letzteres niemals tun sollten.

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Buchungen importieren

Die Datensätze in diesem Layout sind kein Teil der Buchhaltung. Sie können hier also beliebig Datensätze importieren, erstellen, ändern und löschen, ohne dass an Ihrer Buchhaltung etwas ändert. Erst mit dem Befehl Buchungen übernehmen werden die vorhandenen Datensätze in die Fibu-Erfassung übernommen, wo Sie sie dann verbuchen können.

Importstruktur

Ein Datensatz der Importtabelle bietet die Felder Datum, Beleg und Betrag einfach, die Felder für Konto, Kostenstelle, Adresse, MWSt-Code und Abgleichvorgabe hingegen doppelt; einmal im Soll und einmal im Haben. Es ist aber nicht nötig beide Seiten zu kontieren. Eine komplett importfähige Buchung kann so aussehen wie ein Journaleintrag der CLK-Fibu:

Aber auch so wie in einer grossen Buchhaltung wie unserer CLK-Fibu vollfett hier:

Es ist auch möglich, ein Gemisch zu importieren aus Buchungen, die mal beide Konti auf einer Zeile haben, mal auch nicht. Entscheidend dabei ist dies:

• In jedem Datensatz muss mindestens ein Konto bebucht werden.
• Ohne Konto kein Buchung. Wenn Sie im Soll oder Haben bei der Kontonummer nichts angeben, werden übrige Eingaben der gleichen Zeile nicht verwertet.
• Die vollfette Fibu hält einen Datensatz für eine ausgeglichene Buchung, wenn im Sollkonto und im Habenkonto etwas steht. Irgendetwas. Ob das dann auch ein gültiges Konto ist, sehen wir erst in der Buchungserfassung.
• Ein Datensatz mit nur einem Soll- oder nur einem Habenkonto muss durch weitere Datensätze ergänzt werden, bis der Saldo wieder 0 ist, und dies innerhalb des gleichen Buchungsdatums. Wir buchen nicht heute ins Soll und übermorgen wieder ins Haben.

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Importfelder

Ablauf

• Sie gehen zum Layout ImportSchnittstelle und löschen allfällig vorhandene Buchungen.
• Sie importieren aus Ihrer Quelle. Danach können Sie beliebig ändern, erfassen und löschen.
• Die vollfette Fibu prüft die importierten Datensätze auf Soll-Haben-Korrektheit. Erkennt Sie Fehler, färbt sich das Fehleranzeigefeld der betroffenen Datensätze rot, und die Fehlerzahl erscheint. Zeigen Sie mit der Maus auf das rote Feld, die Schnellinfo sagt, wo das Problem liegt.
• Sind keine Fehler mehr vorhanden, übernehmen Sie die Datensätze der Ergebnismenge mit der Schaltfläche Buchungen übernehmen in die Fibu-Erfassung, verarbeitet sie aber noch nicht.
• In der Fibu-Erfassung sind Datensätze mit Soll- und Habenkonto zu Haupt- und Gegenbuchung geworden.
  Datensätze mit nur einem Konto werden pro Buchungstag zusammengefasst. Der erste Datensatz wird zur Hauptbuchung, alle anderen Datensätze mit dem gleichen Datum zu Nebenbuchungen.
• Es ist möglich, dass importierte Buchungen zwar in die Erfassung übernommen wurden, diese nun aber Fehler anzeigt und die Verbuchung verweigert, zum Beispiel weil das Datum ausserhalb des erlaubten Bereiches liegt, oder weil es das Konto nicht gibt, oder ein MWSt-Code fehlt oder nicht einer allfälligen Pflichtvorgabe entspricht usw.
• Sind keine Fehler (mehr) da, können Sie die Erfassungen einzeln oder gesammelt mit einem der Knöpfe rechts unten verarbeiten.

MWSt beim Import

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• Sie haben in der Quelle Bruttobeträge und keine Buchungen auf die Vor- und Liefersteuerkonti. Dafür versehen Sie die Buchungen mit den MWSt-Codes der vollfetten Fibu (idealerweise natürlich schon an der Quelle). Bei der Verarbeitung werden diese dann gleich verarbeitet wie Buchungen, die von Hand eingegeben werden. Mit dieser Variante könnend die MWSt-Buchungen in der vollfetten Fibu besser ausgewertet werden.
• Ihre Quelle hat die Buchungen bereits in Netto- und MWSt-Buchungen aufgeteilt. In diesem Fall bleiben die MWSt-Code-Felder beim Import leer. Die vollfette Fibu erkennt die Buchungen auf Vor- und Liefersteuerkonti und markiert sie. Bei dieser Variante liefert die MWSt-Zusammenfassung der vollfetten Fibu keine brauchbaren Resultate mehr, mit Hilfe der Saldi der Ertragskonti und der Saldi der Vor- und Liefersteuerkonti kriegen Sie die Abrechnung aber trotzdem hin, wenn Sie, wie die EStV empfiehlt, jedes Ertragskonti mit jeweils nur einem Steuersatz bebuchen.

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Buchungen exportieren

Für den Export von Buchungen empfehle ich die Journale. Gehen Sie in das Journal, das die Felder anzeigt, die Sie benötigen, suchen Sie die Buchungen, die Sie exportieren wollen, mit einer normalen Filemakersuche zusammen und wählen Sie entweder im Menü Datei bzw. Ablage den Befehl "Datensätze exportieren…", oder den grauen Knopf "Export" oben rechts. Der Exportknopf einen Vorteil: er schlägt diejenigen Felder für den Export vor, um die es in diesem Layout geht. Aendern können Sie den Vorschlag immer, als Leitbedienerin können Sie auch den Knopf neu konfigurieren: in den Layoutmodus gehen und die Tasteneinstellung ändern.

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Die Mehrwertsteuer

Was da passiert

Zu diesem Behufe müssen Sie ein Liefersteuerkonto und zwei Vorsteuerkonti anlegen. Warum zwei Vorsteuerkonti? Weil es dem Gesetzgeber gefallen hat, Vorsteuern auf Material und Dienstleistungen (gemeint sind vermutlich Fremdleistungen) und Vorsteuern auf Investitionen und übrigem Betriebsaufwand in der Abrechnung getrennt zu verlangen.

Die Vorsteuerkonti platzieren Sie im Umlaufvermögen, das Liefersteuerkonto im kurzfristigen Fremdkapital. Bei diesen Vor- und Liefersteuerkonti lassen Sie die MWSt-Vorgabe leer.

Nun müssen Sie der Fibu noch sagen, bei welchem MWSt-Code welches dieser Konti bebucht werden soll:

Codes und Sätze

Sie landen auf dem Layout "MWSt", das Ihnen eine Liste der MWSt-Codes zeigt. Die Codes, die normalerweise gebraucht werden, sind im Urzustand der vollfetten Fibu bereits angelegt.

Codes

• Typ: Verkauf oder Einkauf, Beim Verkauf gibt es Liefersteuer, beim Einkauf Vorsteuer. Der Einkauf wird noch unterteilt in die möglichen Varianten: Einkauf ohne MWSt, Material und Dienstleistungen zum Normalsatz oder zum reduzierten
• Beschreibung:: hier offenbart sich die ganze Komplexität der MWSt. Beim Verkauf brauchen wir je einen Code für Normalsatz, reduzierten Satz, Hotelsatz, ausgenommen und befreit. Beim Einkauf ist es noch schlimmer: ausgenommen und befreit ist zwar egal, das können wir als "ohne MWSt", aber Normalsatz, reduzierter Satz und Hotelsatz müssen jeweils noch in die zwei Varianten "auf Material und Dienstleistungen" bzw. "auf Investitionen und übrigem Betriebsaufwand" zerteilt werden, damit wir dann die beiden Vorsteuerabzugskästen richtig ausfüllen können.
  Im Urzustand der vollfetten Fibu ist der Code "ohne MWSt" der Vollständigkeit halber enthalten, wenn Sie beim Buchen diesen Code setzen, kommt aber das genau gleiche heraus, wie wenn sie nichts setzen.
  In der Musterlösung habe ich auf die Unterteilung des Hotelsatzes verzichtet, in der Annahme, dass Hotelspesen immer zum übrigen Betriebsaufwand zählen dürfen.
• Verbuchung: Geben Sie bei jedem Code an, welches der eingangs erwähnten Konti den MWSt-Betrag jeweils erhalten soll. Bei den Verkäufen ist das natürlich immer das Liefersteuerkonto, bei ein Einkäufen eines der beiden Vorsteuerkonti.

Sätze

Wenn Sie auf den Link mit dem Steuersatz klicken, landen Sie auf einem Layout, dass alle Sätze zum aktuellen Code zeigt, mit dem jeweiligen "Gültig-ab"-Datum. Bei allen künftigen MWSt-Erhöhungen klicken Sie in die unterste Portalzeile und geben das Datum und Satz ein. Den Satz müssen als Dezimalbruch angeben, d.h. 0.1 für 10%.

Das Datum ist zentral; beim Buchen wird nämlich derjenige Steuersatz herangezogen, der am Buchungsdatum gilt.

Achten Sie beim Editieren darauf, dass Sie beim richtigen MWSt-Code sind!

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Vorgaben pro Konto

Sie sollten auf alle Fälle bei jedem Ertragskonto einen MWSt-Verkaufscode vorgeben.

Einstellungen im Bahnhof

• Mit einem Ja im oberen Feld verbieten Sie Buchungen auf Ertragskonti ohne MWSt-Code. Dies ist in der Regel sinnvoll, wenn Sie MWSt-pflichtig sind. Es ist auch dann sinnvoll, wenn bei Ihnen die ausgenommenen bzw. befreiten Umsätze überwiegen, denn die müssen ja auch auf die Abrechnung, und der MWSt-Code ist ein Mittel zum Suchen, Filtern und Gruppieren.
• Mit einem Ja im unteren Feld bestimmen Sie, dass eine bei einer Buchung auf Ertragskonto zwingend der im Layout KontiVerwaltung vorgegebene MWSt-Code verwendet werden muss. Der wird dann nicht nur automatisch gesetzt, er kann vom Anwender auch nicht mehr geändert werden. Dies bedingt natürlich, dass Sie für die unterschiedlichen Steuersätze auch unterschiedliche Ertragskonten haben müssen, was die EStV empfiehlt, und ich empfehle es ebenfalls. Erstens ist dann der Revisor viel glücklicher, und zweitens wird Ihnen die MWSt-Abrechnung so viel leichter fallen. Sagen Sie also auch hier ja - und sehen Sie zu, dass Ihre Ertragskonti entsprechend strukturiert sind.

Buchen mit Codes

Nachdem Sie den Betrag drin haben, sehen Sie rechts davon in den Feldern Nettobetrag und MWSt-Betrag, wie er aufgeteilt wird. Rechts neben dem MWSt-Betrag wird das Fehlerfeld rot, wenn sich der MWSt-Code (oder der Umstand, dass keiner da ist) nicht mit Ihren Einstellungen verträgt. Die Verbuchung wird so lange verweigert, bis Sie das Feld wieder grün haben, indem Sie Ihren Einstellungen genüge tun oder diese ändern.

Nach der Verbuchung sehen Sie im Journal, dass der Nettobetrag und der MWSt-Betrag auf zwei separaten Zeilen gebucht wurden. Das muss so sein, weil eine Buchungszeile nur ein Konto hat.

Spezialfälle: MWSt Buchen ohne Codes

Manchmal kriegt man eine Zollrechnung, die Hauptsächlich aus MWSt besteht. Was nun?

Sie könnten natürlich ein falsches Brutto buchen, bei dem der "richtige" MWSt-Betrag herauskommt, und das Netto des falschen Brutto danach ohne MWSt-Code wieder wegputzen.

Viel einfacher ist es jedoch, diese Vorsteuer allein und ohne MWSt-Code direkt aufs Vorsteuerkonto zu buchen. Daraus folgt natürlich, dass bei der MWSt-Abrechnung die Vorsteuer einfach aus dem Kontostand der Vorsteuerkonti abschreiben, und sich nicht etwa der Illusion hingeben, dass eine Suche nach Buchungen mit den entsprechenden Codes ein vollständiges Bild liefern könne.

Bei den Liefersteuern sind solche Umgehungsübungen ungesund; die Liefersteuern sollten sich ja direkt aus den Umsätzen der Ertragskonti ergeben. Wenn Sie einem Fall begegnen, in dem so etwas nötig würde, lassen Sie es mich wissen.

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MWSt-Abrechnung

Variante selber gross

Mit Hilfe der vollfetten Fibu

Das Skript sucht alle Buchungen im gewählten Zeitabschnitt, die einen MWSt-Code aufweisen, und zeigt die Umsätze pro Konto, sortiert nach MWSt-Code.

Vorsteuer

Verbuchung

Nach der Verbuchung

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Kreditoren

Vorarbeiten

1. Im Kontenplan müssen Sie ein Konto bestimmen und ggf. erstellen, das von der vollfetten Fibu als Kreditorensammelkonto verwendet wird. Es ist dann sinnvoll, dieses Konto manuell nicht zu verwenden.
2. Im Register "Kreditoren" des Bahnhofs wählen Sie dieses Konto im Feld "Kreditoren-Sammelkonto" aus.
   Im Feld Abgl. geben Sie diesem Konto den Eintrag "-1", damit bei der Erfassung Adressen mitgegeben werden können (mehr dazu im nächsten Kapitel über Posten und Abgleich).
3. In der Adressverwaltung von CLK-Petuschki ist im Urzustand von CLK-Petuschki ein Stichwort namens "Fibuposten" vorhanden. Wenn es fehlen sollte, erstellen Sie es. Danach wählen Sie es ganz unten im Register "Kreditoren" des Bahnhofs aus.
4. Die Personen/Firmen/Institute, deren Rechnungen Sie erfassen wollen, müssen in der Adressverwaltung erfasst werden, mindestens mit Name und Ort. Ausserdem müssen Sie diesen Adressen das Stichwort Fibuposten geben. In der Allzweckliste können Sie die Zahlungsfrist dieses Kreditors in Tagen angeben, das führt dazu, dass Ihnen ein geeignetes Zahlungsdatum vorgeschlagen wird, wenn Sie eine Rechnung erfassen.
5. Von der Adresse gehen sie mit dem Link "Zahlungsverbindung (EZAG)" zur Datei CLK-EZAG, wo Sie die die Zahlungsverbindung erstellen, falls sie nicht schon da ist. Geben Sie der Zahlungsbeschreibung eine Kurzbeschreibung, die mit dem Namen des Kreditors beginnt, zum Beispiel "EStV ESR" - wenn Ihnen die vollfette Fibu eine Auswahl von Zahlungswegen anbietet, sortiert sie nämlich nach diesem Feld.
   Ist der Zahlungsweg ESR, können Sie angeben, auf welcher Position der Referenznummer die Rechnungsnummer beginnt und wie viele Stellen sie hat. Dadurch kann die vollfette Fibu die Rechnungsnummer herauslesen, so dass Sie sie nicht jedes mal eintippen müssen.

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Rechnungen erfassen

Auch das Layout der normalen Buchungserfassung bietet einen Link dorthin. Zudem werden Sie von einem Scripttrigger hingeschickt, wenn Sie das System-Kreditorenkonto in der Hauptbuchung angeben.

Rechnungen müssen immer in der Hauptbuchung erfasst werden. Eine komplette Kreditorenbuchung besteht also in einer Hauptbuchung auf das Systemkreditorenkonto und einer oder vielen Gegenbuchungen auf andere Konti.

Mit Befehl-N erstellen Sie einen neuen Datensatz und befinden sich im ersten Feld, dem Buchungsdatum. Was Sie hier eingeben dürfen, wird im Register "Einstellungen" des Bahnhofs festgelegt. Das nächste Feld ist das Rechnungsdatum, es wird automatisch mit dem Buchungsdatum gefüllt. Ab diesem Datum wird die Zahlungsfrist gerechnet.

Am einfachsten ist es natürlich, von gleich das Rechnungsdatum als Buchungsdatum zu verwenden. Manchmal wollen wir aber die Buchung in einer Periode haben, als sich aus dem Rechnungsdatum ergäbe, oder aber das Rechnungsdatum liegt in einer abgeschlossenen Periode und Buchungen mit diesem Datum sind gar nicht mehr erlaubt. In diesen Fällen freuen wir uns über die Möglichkeit, das Rechnungsdatum separat erfassen zu können, es ist schliesslich eine wichtige Information, auf die wir bei Nachforschungen zurückgreifen können wollen.

Das Belegfeld können Sie nach Belieben füllen oder leer lassen. Ich lasse es leer, die Lieferantenrechnung finde ich im Rechnungsordner, weil ich sie nach Alphabet ablege, die Rechnungsnummer des Lieferanten erfasse ich sowieso, so dass ich die Buchung ohne künstliche Belegnummer auf ihren Beleg zurückführen kann.

Was wir ins lange Feld "OCR-Zeile erfassen" schreiben, hängt davon ab, ob wir eine Zahlung erfassen müssen, und ob wir einen Belegleser haben

Variante 1: wir müssen keine Zahlung auslösen

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Variante 2: mit Belegleser

Bevor Sie den Belegleser aufheulen lassen, müssen Sie ins lange OCR-Zeilenfeld getabbt sein oder geklickt haben. Der Belegleser füllt nun das Feld mit dem, was in der Kodierzeile des Einzahlungsscheins steht, soweit er das lesen kann. Ideal ist natürlich, wenn er ein Tabulatorzeichen hinterherjagt, damit Sie den nicht selber tun müssen.

Wenn Sie einen dieser unsäglichen Schrottstifte haben, die nur funktionieren, wenn Sie man Ihnen eine bestimmte "Kreditorensoftware" angibt, wobei die vollfette Fibu natürlich nicht auf der Liste steht, dann wählen Sie Sesam, mit dem klappt's bei mir jedenfalls im Test. Klappen tut's mit den meisten, die Sesam-Einstellung scheint nach der Zeichenkette einen Tabulator zu setzen, und das ist in unserem Fall perfekt.

Nehmen wir nun mal an, der Stift habe die Zeile lesen können (wenn nicht, schauen Sie bei Variante 3 weiter und nein, die Kodierzeile abtippen ist doof. Müssen Sie nicht machen. Wirklich nicht). Im Portal unter dem OCR-Zeilenfeld stehen nun die Zahlungsverbindungen, die zu diesem Einzahlungsschein passen, sortiert nach der Kurzbezeichnung. Haben Sie einen ESR einer beliebten Bank eingelesen, kann da viel kommen, weshalb ich Ihnen weiter oben geraten habe, Kurzbezeichnungen wie "Mobility ESR" zu verwenden und nicht "IBAN von Metzgermeister Müller" oder gar nichts.

Haben wir eine Postkonto- bzw. ESR-Teilnehmernummer, die eine Person für sich allein hat, ist es natürlich am einfachsten. Ist die Liste richtig lang, empfehle ich Ihnen, das Fenster länger zu machen, dann sehen Sie nämlich mehr aufs Mal.

Steht hingegen gar nichts oder ist unser Fall nicht auf der Liste, haben wir vermutlich diesen Zahlungsweg bei diesem Kreditor noch nicht erfasst. In dem Fall gehen Sie über das Menü Fenster, ggf. mit "Fenster einblenden" zur Datei EZAG.fp7, gehen zum Layout Adressen und suchen den Kreditor.

Ist er nicht vorhanden, gehen Sie mit dem Link zur Adressverwaltung und suchen ihn nochmal gründlich - doppelt erfasste Adressen sind die Pest jeder Adressverwaltung. Wenn er tatsächlich fehlt, nehmen Sie ihn auf, gehen mit dem Link "Zahlungsverbindungen EZAG" ebenda hin und erfassen die Zahlungsverbindung.

Dann können Sie die Dateien EZAG und Adressen wieder schliessen und zurück in der vollfetten Fibu die Kodierzeile neu einlesen oder den Knopf "Fenster aktualisieren" bemühen und schauen, ob es jetzt bessert.

Variante 3: ohne Belegleser

Wenn Sie überhaupt keinen Belegleser haben, gehen Sie als Leitbedienerin in den Layoutmodus, markieren das OCR-Zeilenfeld, gehen auf Format/Feld-Steuerelement/Einstellungen und entfernen links das Gutzeichen beim Eintrag "mit Pfeil, um Liste ein- und auszublenden". Dann kriegen Sie die Liste Ihrer für Fibuposten vorgesehenen Adressen sofort, wenn Sie in das Feld tabben oder klicken und haben kein Pfeilchen mehr am rechten Feldrand, das sie mit der Maus treffen müssen.

In der Liste können Sie mit schnellem Tippen von zwei bis drei Buchstaben fast oder ganz auf ihren Kreditor kommen, mit den Pfeiltasten erreichen Sie ihn endgültig, und die Entertaste nagelt ihn. Sie brauchen die Maus nicht anzufassen. So sparen Sie extrem viel Zeit.

Erscheint Ihnen nun kein Zahlungsweg, ist der nicht bei diesem Kreditor erfasst. Wechseln Sie über das Fenstermenü zur EZAG-Datei, suchen Sie Ihren Kreditor in den Adressen, holen Sie das nach, schliessen Sie die EZAG-Datei wieder, aktualisieren Sie das Fenster in der vollfetten Fibu, und der Zahlungsweg wird da sein.

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Zahlung erstellen

Das Skript erstellt nun eine neue Zahlung in der EZAG-Datei. Und führt sie dorthin: die Währung nimmt es aus dem Register "Einstellungen" des Bahnhofs, den Betrag aus der OCR-Zeile, wenn es einen ESR mit Betragskodierung erkannt hat, die ES-Referenznummer natürlich aus der Kodierzeile, und das Ausführungsdatum berechnet es aus dem Rechnungsdatum und der Zahlungsfrist, die Sie als gewissenhafter Kreditorenbuchhalter beim Stichwort "Fibuposten" in der Adressverwaltung hinterlegt haben. Natürlich können Sie jede dieser Angaben korrigieren, wobei es keine Rolle spielt, dass Ihre Katze soeben Ihre Maus ermordet hat, mit Tab und Umschalt-Tab kommen Sie überall hin, insbesondere auf den Knopf "fertig" unten rechts, der Sie zur vollfetten Fibu zurückbringt.

Die EZAG-Datei funktioniert unabhängig von der Fibu. Sie können Zahlungen auch direkt dort erfassen; bei Zahlungen in Fremdwährungen wird das die beste Variante sein. Haben Sie mit der Fibu einen Kreditorenposten und dazu eine Zahlung erfasst, wird diese Zahlung wieder gelöscht, wenn die Buchung gelöscht wird. Umgekehrt läuft das nicht, löschen Sie die Zahlung, bleibt die Buchung unbeeindruckt. Auch wenn Sie hinterher auf der einen oder anderen Seite den Betrag ändern, lässt das die andere Seite kalt.

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Restliche Angaben und Gegenbuchung

Die Menge der Felder ist ungemütlich gross, ich geb's zu, Sie werden die meisten aber nicht brauchen: in den meisten Fällen füllen Sie nur den Text aus und erfassen die Gegenbuchung(en), gleich wie bei der normalen Fibu-Erfassung. Da dies aber eine vollständige Anleitung ist, gehen wir die Felder durch:

• Buchungsdatum, Rechnungsdatum und Beleg: haben wir beim Anfang des Kapitels schon durchgenommen.
• Fibu: Gemeint ist das Fibukonto. Das Skript setzt automatisch das Kreditorensammelkonto hin, das Sie im Register "Kreditoren" des Bahnhofs festgelegt haben.
• Adresse: Grob gesagt die Kreditorennummer, genauer die Nummer des Allzwecklisteneintrags "Fibuposten" der Adresse des Kreditors. Der Umweg über die Allzweckliste bringt Ihnen mehr Übersicht, wenn Sie 2'000 Adressen haben, aber nur mit wenigen davon in der Fibu zu tun haben. Dieses Feld haben Sie vor der Zahlung schon gewählt, entweder direkt im Feld OCR-Zeilenfeld, oder indirekt durch die Wahl des Zahlungsweges - jeder Zahlungsweg gehört ja zu genau einer Adresse.
  Rechts daneben steht die Adresse noch in der Kurzform Name und Ort. Das ist ein Anzeigefeld, das Sie nicht ändern müssen und auch nicht können.
• Betrag Soll und Betrag Haben: Kontierung wie in der normalen Fibu-Erfassung. Auch diese Felder sind schon ausgefüllt, wenn Sie eine Zahlung erfasst haben. Bei einer Lieferantenrechnung sollte der Betrag im Haben stehen und mit dem Betrag der Zahlung übereinstimmen.
• Fehler: wie bei der normalen Fibu-Erfassung.
• Das rote X zum Löschen des Datensatzes: löscht die Zahlung gleich mit, und die Gegenbuchungen sowieso.
• Im roten Kasten stehen Felder des Datensatzes mit der Zahlung in der EZAG-Datei. Die Felder sind nicht editierbar, wenn Sie wirklich etwas ändern wollen, wechseln Sie mit dem Link zur EZAG-Datei. Sie haben dazu auch einen Link, mit dem Sie zum Einstiegsbild mit dem OCR-Zeilenfeld und zur Wahl des Zahlungswegs zurückkehren können, und ein rotes x zum Löschen der Zahlung - Ihre Buchung bleibt dabei am Leben.
• Rechnungsnummer: Das ist eine wertvolle Information, sowohl für die Empfängerin der Zahlung wie auch für Sie, denn Sie ermöglicht es Ihnen, die Buchung ohne künstliche Belegnummern eindeutig einem Beleg zuzuordnen. Es ist also sinnvoll, die Rechnungsnummer zu erfassen, allerdings wollen wir keine Arbeit doppelt machen. Wenn Sie eine Zahlung erfasst haben, füllt die vollfette Fibu die Rechnungsnummer darum für Sie aus, und zwar
  • bei ESR-Zahlungen aus der Referenznummer gemäss Ihren Angaben im Zahlungsweg. Haben Sie dort nichts angegeben, nimmt das EZAG 9 Zahlen ab dem 18. Zeichen.
  • bei Nicht-ESR-Zahlungen setzt das System Ihre gesamten Mitteilungen zur Zahlung hinein. Es ist darum sinnvoll, bei bei der Erfassung der Zahlung nur die Rechnungsnummer und sonst nichts in die Mitteilungen zu schreiben. Das hat den Vorteil, dass Sie den Zahlenblock nie verlassen müssen (wer eine Tastatur ohne Zahlenblock, soll sich jetzt einen besorgen).

  Die Erfassung der Rechnungsnummer hat weitere Vorteile: die vollfette Fibu zeigt Ihnen in einem Portal rechts der Rechnungsnummer, ob diese Rechnungsnummer beim gleichen Lieferanten schon vorgekommen ist. Dadurch werden Sie vor Doppelzahlungen gewarnt.

• Offene Gutschriften vorhanden: ist nur eine Information. Ja bedeutet, dass beim gleichen Kreditor ein Buchung mit einem positiven Offen-Posten-Betrag existiert - was das genau ist, sehen wir im Kapital über Posten und Abgleich, hier wird es ziemlich sicher bedeuten, dass wir von dem Lieferanten noch etwas zugute haben. Ist so etwas da, steht im Feld Ja, und zwar als anklickbarer Link: der zeigt Ihnen die offenen Posten (über den Bahnhof und "Kred" finden Sie dann wieder zurück).
• Abgleichen mit: Sind bei der gleichen Lieferanten Posten mit einem positiven Betrag offen, erhalten Sie diese in einem Aufklappfeld und können einen davon auswählen. Es bedeutet, dass Sie die Rechnung, die nun buchen, mit dem gewählten offenen Posten verrechnen wollen. Während der Buchungsbetrag der Rechnung natürlich gleich bleibt, schlägt die Fibu Ihnen nun vor, den zu zahlenden Betrag herabzusetzen oder, wenn die Gutschrift höher ist als die Rechnung, die Zahlung wieder zu löschen.
  Sie können hier nur einen offenen Posten zum Verrechnen wählen. Wenn Sie mehrere haben, empfehle ich Ihnen, den Betrag der Zahlung (nicht etwa den Buchungsbetrag der Rechnung, der bleibt immer gleich) von Hand anzupassen und die offenen Posten mit dem im nächsten Kapitel beschriebenen Abgleichsystem miteinander zu verrechnen.
  Sind sie dabei unsicher, löschen Sie die Zahlung wieder und erfassen Sie erst hinterher, nachdem Sie die Rechnung gebucht und die offenen Beträge der Gutschriften abgeglichen haben.
• Buchungstext: wie bei der normalen Fibu-Erfassung.
• Gegenbuchungen: ebenfalls wie bei der normalen Fibu-Erfassung. Beachten Sie, dass Sie bei den Gegenbuchungen Kreditoren und auch sonst keine Postenadressen erfassen können. Die Buchung auf den Kreditor muss also immer die Hauptbuchung sein.

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Zahlungen

Sie können in der Datei EZAG.fp7 gemäss der Anleitung zu CLK-EZAG die Zahlungen, die einen DTA oder EZAG sollen, oder aber sich von der Fibu helfen lassen:

Suche nach fälligen Zahlungen

Wenn Sie eine Ladung Rechnungen zahlen wollen, gehen Sie ins Register "Kreditoren" des Bahnhofs. Wir wenden uns dem Teil in der Mitte zu:

• Im oberen Datumsfeld geben Sie an, wann die Zahlungen ausgeführt werden soll. Die Fibu akzeptiert alle Daten, die in der Zukunft liegen und nicht Samstage oder Sonntage sind. Die Post und die Banken wiederum freuen sich nur bedingt, wenn Sie heute Zahlungen aufgeben, die erst in 30 Jahren ausgeführt werden sollen.
• Im unteren Datumsfeld geben Sie an, bis zu welchem Fälligkeitsdatum die Zahlungen einbezogen werden sollen. Wenn Sie das Feld leer lassen, werden alle Zahlungen gewählt. Das freut Ihre Kreditoren, könnte Ihrer Liquidität aber schweren Schaden zufügen.

Es erscheinen alle Zahlungen, die im EZAG stehen, den Status "zu zahlen" haben und deren Ausführungsdatum Ihren Kriterien entspricht. Das können also auch Zahlungen sein, die Sie oder sonst jemand mit Zugang zum CLK-EZAG dort direkt erfasst haben.

Die Zahlungen haben nun alle das gleiche Ausführungsdatum, nämlich dasjenige, das Sie im oberen Datumsfeld festgelegt haben. Das ursprüngliche Fälligkeitsdatum ist damit überschrieben und verloren - vermisst es jemand?

Nun können Sie Ihren DTA oder Ihren EZAG erstellen und der Bank oder Post einreichen.

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Zahlung verbuchen

Die Buchung Kreditoren an flüssige Mittel lässt sich von Hand eingeben, das bedeutet aber Umwege und ist auch nicht nötig. Gehen Sie vom Register "Arbeiten" des Bahnhofs auf den Link "Kreditorenjournal". Sie erhalten ein Listenlayout mit allen offen Kreditorenbuchungen.

Eine einzelne Zahlung verbuchen

Das können Sie in jedem Fall, die Fibu stoppt mit der hoffentlich fehlerfreien Buchung auf dem Erfassungslayout und überlässt es Ihnen, die Verarbeitung auszulösen.

mehrere Zahlungen zugleich verbuchen

Wenn Sie die richtigen Zahlungen beisammen haben, klicken Sie auf die Taste "Diesen Betrag als Sammelzahlung verbuchen". Die Fibu erstellt eine Zahlung mit der Belastung des Geldkontos in der Haupt- und Entlastung der Kreditoren als Nebenbuchungen. Auch hier werden Sie gewarnt, wenn die Fibu Datum und Lastkonto erraten musste, und können die Buchung vor der Verarbeitung in jedem Fall noch ändern.

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Posten und Abgleich

Der Betrag der Buchung wird zum "Offen-Posten-Betrag". So lange dieser Betrag nicht 0 ist, gilt der Posten als "offen". Der Offen-Posten-Betrag verändert sich, wenn die Buchung mit einer Buchung, die auf das gleiche Konto und die gleiche Adresse geht, abgeglichen wird. Im einfachsten und häufigsten Fall gehen dabei die Offen-Posten-Beträge beider Buchungen auf 0, und die Posten gelten sind dadurch nicht mehr offen. Die Buchungsbeträge selber ändern sich dadurch nicht.

Variante mit Postenabgleich

Die häufigste Anwendung des Offen-Posten-Systems mit Abgleich ist die im vorherigen Kapitel beschriebene Kreditorenbuchhaltung. Eine Rechnung wird zum offenen Posten, die Zahlung gleicht ihn aus. Rechnung und Zahlung gehen auf gleiche Fibukonto, nämlich das für die Kreditoren, und bei beiden wird die Adresse des Kreditors ebenfalls erfasst.

Der Abgleich erfolgt gleich bei der Buchung, wenn man bei der Erfassung der Zahlung angibt, mit welchem offenen Posten sie abgeglichen werden soll. Es ist aber auch möglich, Buchungen hinterher abzugleichen.

Variante ohne Abgleich

Vorarbeiten

Einstellung bei den Adressen

Vorarbeit im Bahnhof

Einstellung beim Konto

Die Einstellung erfolgt im Feld "Abgl.". Grundzipiell gibt es drei Möglichkeiten:

• Das Feld ist leer: Beim Buchen kann keine Adresse eingegeben werden
• 1 oder -1: Beim Buchen muss eine Adresse eingegeben werden. Die offenen Posten können miteinander abgeglichen werden.
• 2 oder -2: Beim Buchen muss eine Adresse eingegeben werden. Die Posten werden aber nicht als offen betrachtet, d.h. ein Postenabgleich ist nicht vorgesehen.

Vielleicht wollen Sie es aber brauchen, wenn Sie in den Adressen von Allzweckliste her eine Beziehungen zu den Buchungen erstellen, damit sie in den Adressen einem Portal zeigen können, was diese Person beispielsweise an Mitgliederbeiträgen bezahlt hat. Das ist ein Ertragskonto, was reinkommt geht ins Haben, und für jedes Buchhaltungsprogramm bedeutet das Minus.

Sie als doppelter Buchhalter verstehen das sofort, aber Ihr Chef versteht die Welt nicht mehr, wenn die Mitgliederbeiträge mit einem Minuszeichen beginnen. Sie haben nun einen Anspruch an die Fibu: bei gewissen Konten wollen Sie die Beträge mit umgekehrtem Vorzeichen. Und der ist schon eingelöst: Sie setzen das Feld "Abgl." bei den Mitgliederbeiträgen auf -2 statt 2, und statt des Betragfelds zeigt Ihr Portal das Feld "PostenBetragBetrachtung_c", und alles ist gut.

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Buchung mit Posten erfassen

Die Erfassung von Buchungen mit Posten funktioniert gleich wie die normale Fibu-Erfassung, mit drei Abweichungen:

• Zwischen Betrag und Text steht ein Aufklappfeld für die Adresse.
• Unmittelbar darunter können Sie in einem Aufklappfeld eine Buchung angeben, mit deren offenem Posten die Hauptbuchung abgeglichen werden soll.
• In den Portalzeilen für die Gegenbuchungen steht vor dem Text ebenfalls ein Aufklappfeld für eine Adresse. Es ist jedoch nicht in der normalen Tabulatorfolge enthalten; ich ging bei der Konzeption davon aus, dass nur die Hauptbuchung zur Postenbuchung wird.

• In der Hauptbuchung das Rechnungsdatum, weil sie automatisch mit dem Buchungsdatum gefüllt wird und weil ich davon ausgehe, dass es bei Postenbuchungen ausserhalb der Kreditoren gar keine Rechnungsnummer gibt.
• Ebenfalls in der MWSt-Code, weil der, wenn überhaupt nötig, automatisch durch die Kontovorgabe gesetzt werden kann.
• In den Gegenbuchungen den Buchungstext, weil spätestens bei der Verbuchung der Buchungstext der Hauptbuchung eingefüllt wird, wenn nichts anderes da steht.

Abgleich

Beim Erfassen

Flüssige Mittel an diverse Debitoren ist angesagt. Aber da müssen wir die Reihenfolge drehen: eine Postenbuchung sollte immer die Hauptbuchung sein - auf jeden Fall dann, wenn wir abgleichen wollen. Es hat auch einen zweiten Grund. Sind wir in einem beliebigen Erfassungslayout und geben als Hauptkonto ein Konto mit Postenerfassung ein, beamt uns Mr Scott subito aufs richtige Layout. Bei den Gegenbuchungen passiert hingegen gar nichts, bloss die Verarbeitung wird verweigert mit dem Hinweis, dass die Adresse fehle, und die fehlt, weil sie auf einem Layout stehen, in dem man das nicht eingeben kann. Wenn Sie in diese Lage kommen: Layoutwechsel zur Postenerfassung und alles wird gut.

Im Idealfall aber beginnen Sie die Hauptbuchung mit dem Konto "diverse Debitoren", das auf Postenabgleich eingestellt ist. Wenn Sie nicht schon vorher im richtigen Layout sind, sind Sie es nachher. Den Betrag setzen Sie nun natürlich ins Haben (oder mit Minuszeichen ins Soll, das ist der Fibu egal), geben als nächstes die Adresse an und kommen mit einem weiteren Tab zum Feld "Abgleichen Mit".

Wenn wir nun tatsächlich Sollbuchungen auf das gleiche Konto mit der gleichen Adresse hatten, und die noch nicht abgeglichen worden sind, werden die uns nun im Aufklappfeld angezeigt, und wir können uns eine aussuchen. Als Auswahlhilfe empfehle ich den Betrag: im Idealfall soll beim Abgleich 0 herauskommen.

Die Sollbuchung auf die flüssigen Mittel muss nun wohl oder übel ins Soll.

Bei der Verarbeitung wird nun der Offen-Posten-Betrag der aktuellen Buchung mit dem der gewählten Abgleichbuchung verrechnet. Sind beide Offen-Posten-Beträge gleich gross, sind danach beide auf 0. Sind sie nicht gleich gross, geht derjenige auf 0, der näher bei 0 liegt, weil er dann nicht so weit laufen muss. Beim anderen Posten bleibt die Differenz offen.

Wenn wir früher mal einen Betrag von 100 ins Soll auf diverse Debitoren und unsere Adresse gebucht haben, und jetzt 60 zurückkommen, nimmt die vollfette Fibu diese 60 als Abgleichbetrag - einfach darum, weil das der tiefere Betrag ist (Plus/Minus wird dabei ignoriert). Daraus folgt: der Posten mit der Zahlung von 60 ist anschliessend nicht mehr offen: Buchungsbetrag -60, Abgleichbetrag +60, offen 0.
Die Buchung der ursprünglichen Auszahlung ist dafür noch offen: Buchungsbetrag 100, Abgleichbetrag -60, offen 40 (hier sehen wir erstmals einen Fall mit einer Buchung, die einen Offen-Posten-Betrag hat, der nicht mit dem Buchungsbetrag übereinstimmt, aber auch nicht 0 ist - eine solche Buchung kann weiter abgeglichen werden, zum Beispiel mit einer Restzahlung von 40).

In diesem Beispiel ist grad passend, dass die Fibu den Posten mit dem kleineren Offen-Posten-Betrag nimmt. In einem anderen Fall vielleicht nicht. Zerbrechen Sie sich darüber nicht allzu sehr den Kopf: in den meisten Fällen sind die Beträge vermutlich gleich, oder der Abgleich wird sowieso automatisch gesetzt (bei der Verbuchung der Zahlung von Kreditorenrechnungen nämlich). Sobald Sie aber mal tatsächlich mit einem Betrag abgleichen sollen, der nicht mit Ihrem Buchungsbetrag übereinstimmt, lassen Sie das Feld "Abgleichen mit" einfach leer und kümmern sich nachher drum.

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Abgleich nach der Verarbeitung

Wie es geht

Hier können Sie Buchungen mit Offen-Posten-Beträgen gegeneinander verrechnen, wenn Sie auf das gleiche Konto und die gleiche Adresse gebucht wurden.

Und es geht so einfach: Sie klicken zuerst die Buchung an, deren Offen-Posten-Betrag auf 0 gehen soll. Wenn auf der gleichen Adresse nur gerade ein weiterer Posten offen ist, und die Beträge auch noch aufgehen, sind Sie schon fertig - der Abgleich wird sofort gemacht, die Offen-Posten-Beträge beider Buchungen 0, beide sind damit nicht mehr offen.

Wenn auf der Adresse aber mehrerer Buchungen offen sind, oder nur einer, dessen Betrag aber nicht mit der von Ihnen gewählten Buchung aufgeht, erhalten müssen Sie in einem Dialogfeld angeben, mit welcher Buchung Sie die zuerst gewählte abgleichen wollen.

Sind die Offen-Posten-Betrage der beiden Buchungen nicht gleich, gilt: die zuerst gewählte Buchung bestimmt den Abgleichbetrag. Die zuerst gewählte Buchung ist nachher also nicht mehr offen, bei der anderen ändert sich nur der Offen-Posten-Betrag.

Das Layout Posten

Nun schauen wir die Elemente von links oben an:

• AdressNr: Ein Aufklappfeld mit der Liste der vorhandenen Adressen. Ein Klick auf die Taste "Alle Adressen mit Posten wählen" füllt sämtliche Adressen ein, die das Stichwort "Fibuposten" haben. Was weniger offensichtlich ist: Ein Klick auf den Feldnamen "AdressNr" selber leert das Feld wieder - danach können Sie wieder ins Feld klicken und erhalten die Aufklappliste.
• Fibukonti: Hier können Sie genau ein Konto angeben, dessen Buchungen gezeigt werden sollen. Auch hier leert ein Klick auf den Feldnamen das Feld.
• geschlossene offene Posten: mit einem Kreuz bei der Null werden geschlossene Posten angezeigt, ein Kreuz bei der 1 bewirkt, dass die offenen angezeigt werden. Sinnvollerweise ist nur die 1 angekreuzt (die aber schon, sonst kommt gar nichts).
• Taste "aktualisieren": Geht im Hintergrund durch alle Buchungen auf Konti mit Postenerfassung und aktualisiert ihren Posten-Offen-Status. Dieser sollte zwar immer nachgeführt werden, wenn etwas abgeglichen wird. Wenn Sie offene Posten vermissen oder aber offene Posten mit einem Offen-Posten-Betrag von 0 angezeigt werden, sollten Sie mal aktualisieren.
• Nun die Portalzeilen:
  • Buch.Nr: die unveränderliche Seriennummer der Buchung. Sie steht auch im Journal und den Kontoauszügen - Sie können diese Nummer notieren oder in die Zwischenablage kopieren, wenn Sie die Buchung anderswo suchen oder sicher sein wollen, dass Sie es mit der gleichen Buchung zu tun haben.
  • Betrag: das ist der ursprüngliche Buchungsbetrag, der ändern sich nie (ausser Sie löschen die Buchung mit der Option Neuerfassung).
  • offen: 1 oder 0, dargestellt als Ja oder Nein. Sie können das Feld nicht verändern.
  • OP-Betrag: der Offen-Posten-Betrag, das ist der ursprüngliche Buchungsbetrag, plus minus die Beträge aller Abgleiche, die diese Buchung schon über sich ergehen hat lassen müssen.
  • Die Taste "abgleichen!" leitet den oben beschriebenen Postenabgleich ein.
  • Das i-Symbol führt zum Layout "BuchungFlicken". Das Register "Posten" zeigt Ihnen dort, welche Abgleiche diese Buchung schon erduldet hat, und welche andere Buchung daran beteiligt war. Sie können diese Abgleicheinträge dort auch wieder löschen, damit ist der Abgleich rückgängig gemacht.
  • Das Listensymbol ganz rechts aussen führt Sie zum Layout JournalPosten und landet auf der gleichen Buchung.

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Datenübernahme in eine neue Version

Alle Petuschkidateien

Nur die Datei FibuVollFett.fp7

1. Lassen Sie die neue Version noch ruhen, machen Sie lieber wieder mal eine Datensicherung!
2. Stellen Sie sicher, dass im Verzeichnis, in dem die bisherige Fibudatei liegt, ein Unterordner namens "alteDB" besteht.
3. Klicken Sie nun auf die oberste Schaltfläche. Das Skript versucht, eine komprimierte Kopie der Datei mit der Endung _alt.fp7 in den oben erwähnten Ordner alteDB zu speichern. Wenn das nicht klappt, bekommen sie es zu hören.
4. Prüfen Sie, ob die Datei tatsächlich erstellt wurde. Schliessen Sie dann die Datei und löschen Sie sie anschliessend. Die Daten stecken ja alle in der eben erstellten _alt-Datei (und natürlich in Ihrer Datensicherung, die Sie am Anfang gemacht haben).
5. Legen Sie die neue Datei dorthin, wo die alte war, und öffnen Sie sie. Das geht mit dem Benutzernamen Akela und einem leeren Passwort. Wenn die alte Datei sich so nicht öffnen lässt, empfehle ich Ihnen, nun zuerst in der neuen Datei einen Benutzer mit Leitbedienerrechten zu erstellen, und zwar mit einem Kontonamen und einem Passwort, mit denen sich die alte Datei ebenfalls öffnen liess. Sonst werden Sie nämlich beim Import jeder Tabelle danach gefragt.
6. Klicken Sie nun in der neuen Datei im Register "NeueVersion" des Bahnhofs auf die zweite Schaltfläche zum Import der bisherigen Daten aus der alten Datei. Wenn Sie den Dateinamen geändert haben, wird das Skript die alte Datei möglicherweise nicht erkennen und Sie bitten, ihm diese zu zeigen.
   Das Skript importiert die bisherigen Daten und stellt am Schluss die Seriennummern neu ein.
7. Gehen Sie anschliessend zum Layout für die Einrichtung von Benutzerninnen. Alle Datensätze der alten Datei sollten da sein. Bloss: Das sind nur Datensätze - die Datei weiss noch nichts von den Zugängen, und die Passwörter sind alle futsch. Verwenden Sie bei jedem Benutzer die Schaltfläche "Nachführen", damit dieser Zugang neu eingerichtet wird. Sie werden dabei auch nach dem Passwort gefragt.
   Das Einrichten von Benutzerinnen in der vollfetten Fibu wirkt immer auf alle 7 Petuschkidateien.

Uebrige Schaltflächen

• komprimierte Kopie in ein Unterverzeichnis /kompr. Dieses Unterverzeichnis müssen sie vorher von Hand erstellt haben. Sie werden das kaum brauchen, vor allem können Sie da auch ohne Skript.
• einen Klon erstellen: dasselbe im schweinchenrosa, diesmal müssen Sie ein Unterverzeichnis namens /klone bereithalten.
• Die Seriennummern in dieser Datei neu einstellen: stellt in allen Tabellen, in denen es ein Feld mit Seriennummern gibt, die jeweils höchste fest, und sorgt dafür, dass mit dem nächsten erstellten Datensatz dort fortgesetzt wird. Das ist dringend nötig nach dem Import der alten Daten, da macht das Skript es allerdings gleich selbst. Sinnvoll ist es vielleicht, wenn Sie viele Buchungen importiert und dann gleich wieder gelöscht haben. Grundsätzlich spielt es aber keine Rolle, ob es zwischen den Seriennummern Lücken hat, und wie gross die sind. Schlimm wäre nur, wenn die gleiche Nummer zweimal vergeben würde.

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